Gestionar un programa de ayudas públicas exige mucho más que recibir candidaturas: convocatorias, evaluación, pagos y reporting. En cinco años, la base digital construida con la Plataforma Masterlink acompañó el crecimiento del Fundo Ambiental, con más de 100 convocatorias lanzadas y más de 300 mil candidaturas gestionadas. En este vídeo, Daniel Gomes, Director General de Masterlink, explica cómo.
En resumen
- Antes de la Plataforma Masterlink, según Daniel Gomes, gran parte de la operación del Fundo Ambiental estaba repartida en diferentes plataformas, correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel y herramientas paralelas.
- En cinco años: más de 100 convocatorias lanzadas, más de 300 mil candidaturas gestionadas y primeras convocatorias publicadas en solo 10 días.
- La operación pasó de una escala inicial muy reducida a miles de millones de euros en presupuesto.
- La lección del caso: cuando la información está estructurada, los equipos realizan un mejor seguimiento, los datos son más fiables y los informes exigen menos esfuerzo.
El desafío del Fundo Ambiental
El Fundo Ambiental es, para Daniel Gomes, uno de esos casos que muestran bien la diferencia entre digitalizar una tarea y transformar una operación. El desafío era enorme: gestionar diferentes programas, diferentes convocatorias, diferentes reglas, miles de candidaturas, equipos de evaluación, pagos e informes, con mucha información que debía ser correcta.
Porque gestionar ayudas públicas es más que recibir candidaturas
Cuando se habla de ayudas públicas, no basta con recibir candidaturas. Es necesario saber quién la presentó, cuándo la presentó, en qué estado se encuentra cada proceso, quién evaluó, qué decisión se tomó, qué pagos existen y qué información se puede reportar.
Qué ocurre cuando la operación crece
Antes de la Plataforma Masterlink, mucha de esta realidad estaba dispersa: diferentes plataformas, correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel, herramientas paralelas y mucho trabajo manual para reunir la información. Daniel Gomes explica que esto puede funcionar cuando el volumen es pequeño, pero deja de ser suficiente cuando la operación crece: los datos dejan de cuadrar, los informes tardan más, el equipo pierde tiempo consolidando información y la gestión deja de tener una visión clara de la operación.
La llegada de la Plataforma Masterlink
El Fundo Ambiental necesitaba una base común para gestionar diferentes programas y convocatorias, sin tener que empezar de cero cada vez que surgía una nueva necesidad, porque cada convocatoria podía tener sus propias reglas, plazos, campos, criterios y flujos de evaluación. No servía una solución rígida, pero tampoco tenía sentido crear otra herramienta aislada.
Fue ahí donde entró la Plataforma Masterlink, como base digital para gestionar todo el ciclo de las convocatorias: la publicación, la presentación de candidaturas, la evaluación, el seguimiento, los pagos, los indicadores y el reporting.
Las cifras en cinco años
En el espacio de cinco años, esta base acompañó el crecimiento del propio Fundo Ambiental:
- más de 100 convocatorias lanzadas;
- más de 300 mil candidaturas gestionadas;
- primeras convocatorias publicadas en solo 10 días;
- una operación que pasó de una escala inicial muy reducida a miles de millones de euros en presupuesto.
Qué cambia cuando la información está estructurada
Cuando la información está dispersa, todo exige más esfuerzo. Cuando está estructurada, los equipos realizan un mejor seguimiento, los procesos son más claros, los datos se vuelven más fiables, los informes se generan con menos esfuerzo y las decisiones pasan a apoyarse en información sólida. En Masterlink, dice Daniel Gomes, lo que buscan construir no es solo un portal más o una aplicación más, sino una base común donde diferentes procesos pueden crecer con consistencia.
La lección del caso Fundo Ambiental
Hoy puede ser una convocatoria, mañana otro programa, después una nueva regla. Para Daniel Gomes, la organización no debe tener que empezar de cero cada vez que cambia el contexto: debe poder evolucionar sobre una base que ya existe. Cuando la escala aumenta, la improvisación deja de ser suficiente. Se necesita estructura, flexibilidad y control.
Gestionar una candidatura es una cosa. Gestionar cientos de miles de candidaturas, varios programas, equipos, pagos e informes es otra completamente diferente. Es ahí donde la tecnología deja de ser solo una herramienta y pasa a ser una capacidad de ejecución.
Preguntas frecuentes
Gestionar diferentes programas y convocatorias, cada uno con sus propias reglas, plazos, campos, criterios y flujos de evaluación, con miles de candidaturas, equipos de evaluación, pagos e informes, y con gran parte de la información dispersa en diferentes plataformas, correos electrónicos y hojas de cálculo de Excel.
Más de 100 convocatorias lanzadas, más de 300 mil candidaturas gestionadas y primeras convocatorias publicadas en solo 10 días, en una operación que pasó de una escala inicial muy reducida a miles de millones de euros en presupuesto.
La publicación de las convocatorias, la presentación de las candidaturas, la evaluación, el seguimiento, los pagos, los indicadores y el reporting.
Según Daniel Gomes, porque muestra que la misma base puede servir para diferentes programas y convocatorias, sin rigidez y sin tener que empezar de cero cada vez que cambia el contexto.
