Beneficios clave
- Mayor eficiencia en la gestión de la información de los distintos fondos y políticas ambientales, ahora centralizada en un único portal web.
- Ahorro de tiempo y aumento de la capacidad de respuesta con la automatización de los procesos y la creación de soluciones a medida, promoviendo una colaboración eficiente entre equipos internos y externos.
- Mayor autonomía del equipo en la evolución continua de la solución, lo que se traduce en una reducción de costes de recursos humanos y una menor necesidad de soporte externo.
Problema y desafíos
La creación del Fondo Ambiental tuvo como objetivo centralizar la gestión de cuatro fondos preexistentes, que fueron extinguidos. El objetivo era integrar todos los recursos en un solo fondo y promover una gestión más eficiente, garantizando una mayor eficacia en la implementación de las políticas ambientales.
Sin embargo, en el momento de su creación, el Fondo Ambiental ya contaba con aproximadamente 270.000 usuarios registrados, lo que hacía aún más desafiante la gestión de candidaturas y programas de apoyo. Además, el Fondo era un proyecto nuevo y complejo, con una fuerte presión para un lanzamiento en un plazo muy corto, con un equipo reducido y recién asignado.
Hasta entonces, la gestión de los distintos fondos implicaba el uso de plataformas dispersas, correo electrónico, hojas de Excel y otras herramientas convencionales, lo que generaba procesos más lentos, complejos y susceptibles a errores y a la falta de información. Adicionalmente, era muy complicado asegurar el análisis, la auditoría y la elaboración de informes.
En este contexto, para que el Fondo Ambiental funcionara y cumpliera su propósito, la Secretaría General de Medio Ambiente necesitaba una solución tecnológica que:
- Centralizara la gestión de todos los fondos: La solución debía unificar la comunicación, los programas, los indicadores y los registros de candidaturas, promoviendo una gestión procesal y financiera optimizada, además de asegurar una comunicación más clara y global de toda la información.
- Fuera flexible: Dado que cada convocatoria/programa tenía contextos e implicaciones muy específicos, era necesario que la solución se ajustara fácilmente a las necesidades y estructuras de cada uno de forma práctica y automatizada. Garantizara agilidad: Debido a plazos de comunicación, registro y ejecución muy exigentes y específicos, el tiempo de cada convocatoria/programa también era un gran desafío. Por ello, la solución debía garantizar rapidez y precisión en la publicación de las convocatorias y en la ejecución de los procesos.
- Permitiera la interacción entre los stakeholders: La solución debía facilitar una comunicación eficiente entre los equipos internos, ciudadanos, agentes económicos, empresas, organismos públicos, universidades y otras entidades implicadas en los procesos de candidatura.
Soluciones
La Plataforma Masterlink fue elegida para afrontar la urgencia del proyecto y los desafíos de centralizar y gestionar los recursos del Fondo Ambiental. Con la tecnología no-code y el soporte técnico de Masterlink, se creó un portal robusto, capaz de soportar todo el flujo de trabajo de la organización.
El Portal del Fondo Ambiental se desarrolló y puso a disposición en tan solo dos semanas, convirtiéndose en una herramienta esencial para la gestión de todos los procesos. La solución permite gestionar eficientemente todo el ciclo de las convocatorias, desde la comunicación del plan anual de concesión de apoyos y la publicación de las respectivas convocatorias/programas, hasta la gestión y evaluación de las candidaturas, que, en algunos casos, pueden superar las 100.000 presentaciones por convocatoria.
«Este siempre ha sido un proyecto extremadamente desafiante. Estamos hablando de múltiples convocatorias, cada una con reglas y estructuras únicas, es decir, no hay una plantilla estándar. No sería posible garantizar esta entrega, en tiempo récord, sin una plataforma flexible como la de Masterlink.» – Pedro Fonseca, gestor de proyecto en Masterlink
Gracias a la simplicidad y flexibilidad de la Plataforma de Masterlink, cada programa/convocatoria se estructuró de forma rápida y automatizada, con un tiempo máximo de 40 horas para su implementación. Incluso con procesos complejos y un equipo reducido, las dos primeras convocatorias se publicaron en tan solo 10 días.
La plataforma también permitió la integración con sistemas de gestión documental y la optimización de procesos asociados a las convocatorias del PRR. Además, también se está desarrollando un módulo de gestión financiera para soportar los procesos de contratos, pagos y asignación de fondos, lo que aportará aún más eficiencia en el cruce y análisis de toda la información, la elaboración de informes y la auditoría.
«El Fondo pasó de un presupuesto de 300.000 euros, en su fundación, a 2.300 millones. Las herramientas de automatización de Masterlink han ayudado a responder de la mejor manera a este crecimiento.» – Pedro Santinho, uno de los técnicos responsables del proyecto en el Fondo Ambiental.
Resultados
Con su Portal en pleno funcionamiento, el Fondo Ambiental registró mejoras sustanciales en diferentes áreas:
Información centralizada
El Portal agrupó datos anteriormente dispersos, facilitando la consulta y el análisis. Pasó a ser posible generar informes detallados en tiempo real, desde el número de candidaturas presentadas hasta el importe aprobado para financiación.
Reducción de errores
La capacidad de lectura y análisis rápido, unida a un reporting preciso, redujo significativamente los errores, convirtiendo la analítica en un importante elemento estratégico.
«El Portal pasó a ser una fuente de datos única, un ecosistema centralizado de uso distribuido. Todos actúan con base en la misma información, lo que evita errores, duplicaciones y fallos.» – Daniel Gomes, CEO de Masterlink
Implicación de todos los stakeholders
Con un punto central de acceso, todos los intervinientes, internos y externos, pasaron a colaborar de forma más eficiente, especialmente importante en programas y candidaturas con plazos rigurosos.
Desarrollo ágil y flexible
Gracias a la simplicidad de la Plataforma Masterlink y a la tecnología no-code, los tiempos de desarrollo y de actualización se redujeron sustancialmente, dando lugar a entregas optimizadas y a un aumento de la calidad del servicio.
Reducción de costes de recursos humanos
El proyecto inicial se desarrolló con un único recurso de Masterlink y un equipo reducido del Fondo Ambiental. Aunque la parametrización inicial fue realizada por Masterlink, el uso de la tecnología no-code permitió la formación de equipos de trabajo compuestos por perfiles diversos, lo que se tradujo en una autonomía operativa significativa y en la reducción de costes con proveedores externos. Hoy, Masterlink solo es requerida para intervenciones más exigentes.
«Nuestro grado de autonomía es muy elevado y la curva de aprendizaje para quien llega es reducida. Ni siquiera tenemos internamente documentación de soporte. Hacemos una breve sesión de formación y el compañero queda autónomo para trabajar en una convocatoria propia. Es realmente simple.» – Pedro Santinho, uno de los técnicos responsables del proyecto en el Fondo Ambiental.
Soluciones a medida
La Plataforma Masterlink permitió el desarrollo de estructuras ajustadas a las especificidades de cada programa/convocatoria, aumentando la fiabilidad y la eficiencia, sobre todo en plazos cortos.
Migración a la cloud
Siguiendo la Estrategia de Cloud para la Administración Pública portuguesa, el Fondo Ambiental inició el proceso de migración de sus operaciones soportadas por la Plataforma Masterlink. Los beneficios de esta transición de on-premises a la cloud son sustanciales, como una mayor seguridad, escalabilidad y reducción de costes operativos.
«Creo que el éxito de este proyecto se mide por el éxito del Fondo Ambiental. Su crecimiento significativo demuestra plenamente la eficiencia de la estructura que lo soporta.» – Daniel Gomes, CEO de Masterlink
Soluciones desarrolladas con la Plataforma Masterlink
- Portal del Fondo Ambiental
- Publicación, gestión y evaluación de los programas/convocatorias
- Panel de indicadores para seguimiento en tiempo real
- Registro y gestión de candidaturas
- Integración con sistemas de gestión documental
- Desarrollo continuo de módulos para la gestión de contratos y asignación de fondos, adaptados al PRR y a otros fondos
