El GEPAC – Gabinete de Estrategia, Planificación y Evaluación Culturales, organismo del Ministerio de Cultura, Juventud y Deporte, implementó con éxito un sistema digital completo para operativizar el nuevo Programa de Apoyo a Proyectos de Mérito Cultural. Con base en la plataforma no-code de Masterlink, y en un plazo de solo 3 días, fue posible lanzar el portal de candidaturas, construir el motor de evaluación y garantizar un modelo escalable para futuras ediciones.
En resumen:
- Plazo: portal en línea en 3 días
- Volumen: 523 candidaturas iniciadas, 292 presentadas
- Importes: 21,5 M€ en proyectos registrados
- Capacidades: presentación + backoffice de validación/evaluación + indicadores y reporting
Beneficios clave
1. Tiempo récord de implementación con total funcionalidad
El sistema pasó de la aprobación política a la operación real en solo 3 días, garantizando no solo la recepción de candidaturas, sino también la capacidad de validación, análisis y reporting en tiempo útil. Sin aumento de equipo y con trazabilidad de principio a fin, el GEPAC pasó a tener control operativo e indicadores en tiempo real para gestión y reporte.
2. Interfaz intuitiva y comunicación directa con los candidatos
La presentación, el seguimiento y las interacciones entre candidatos y equipo técnico pasaron a producirse de forma centralizada, segura y transparente, con historial registrado en el sistema y sin intercambio de documentos fuera de él.
3. Modelo escalable y reutilizable para nuevos programas
La solución creada es adaptable a otros programas de apoyo cultural. El GEPAC cuenta ahora con una infraestructura digital sólida, flexible y pensada para crecer con los retos futuros de la política cultural.
El reto: crear un programa desde cero, sin tiempo que perder
El Programa de Apoyo a Proyectos de Mérito Cultural surgió como una medida política prioritaria, pero sin antecedentes, procesos definidos ni sistema implementado. El GEPAC recibió luz verde el 14 de octubre y, 3 días después, el portal de candidaturas ya estaba en línea.
«Teníamos un reto muy concreto y un plazo casi imposible. El proceso todavía se estaba definiendo, pero las candidaturas tenían que abrirse de inmediato». — Hermínia Miranda, Coordinadora del Núcleo de Gestión TIC, GEPAC
Con un equipo interno reducido y requisitos aún en evolución, el objetivo fue crear rápidamente un sistema funcional y, en paralelo, ir ajustando los flujos internos de validación y evaluación.
«El no-code nos dio la rapidez; la colaboración diaria con el GEPAC nos dio la dirección.» — Pedro Fonseca, Gestión de Servicio, Masterlink
La solución: tecnología flexible centrada en el usuario
La respuesta pasó por la plataforma no-code de Masterlink, ya en uso en otras áreas del GEPAC. La nueva solución se diseñó en estrecha colaboración entre el equipo del programa y la consultoría funcional de Masterlink, garantizando:
- Portal de candidaturas con autenticación segura y cumplimentación intuitiva
- Comunicación bidireccional con los candidatos (sin correos electrónicos, archivos adjuntos ni ruido)
- Perfiles diferenciados para las distintas funciones internas (validación, evaluación, informes externos)
- Registro automático de todas las fases del proceso, con trazabilidad y coherencia
- Generación de informes e indicadores de apoyo a la decisión política
- Jerarquización automática de las candidaturas en función de criterios de mérito
- Pista de auditoría y evidencias por candidatura (quién hizo qué, cuándo y con qué respaldo)
- Integración con sistemas existentes (cuando corresponda) a través de servicios/API, para derivación y archivo
«Empezamos por ponerlo en funcionamiento y fuimos ajustando a medida que el proceso tomaba forma. La tecnología ya existía, pero lo que marcó la diferencia fue el trabajo conjunto y ágil entre los equipos.» — Hermínia Miranda, GEPAC
El trabajo se desarrolló en estrecha colaboración entre el GEPAC y Masterlink, con interacción continua y validación frecuente a lo largo del proceso.
La construcción de la solución también permitió garantizar el cumplimiento normativo y la validación continua a lo largo de todo el proceso, asegurando la alineación con los requisitos legales y con los requisitos operativos definidos para el programa, incluidos los de reporte a la tutela.
La solución se fue ajustando a medida que el proceso evolucionaba, manteniendo siempre una base técnica sólida, ya validada en otros proyectos públicos. El hecho de que la infraestructura funcione en la nube, en el marco de la Suscripción PaaS de Masterlink, permitió adaptar, escalar y lanzar funcionalidades en tiempo real, sin comprometer la estabilidad ni la seguridad.
«Sin nube ni autoescalado difícilmente habríamos tenido esta tranquilidad en los picos de presentación. La infraestructura se ajustó automáticamente a la carga, sin intervención humana.» — Daniel Gomes, CEO, Masterlink
«Avanzamos por ciclos cortos. El verdadero reto no fue tecnológico, sino de gestión y aprendizaje: ayudar a un equipo a transformar un programa nuevo en un proceso gobernable y transparente». — Pedro Fonseca, Masterlink
Resultados inmediatos e impacto real
El sistema se puso en línea en solo 3 días, con un formulario funcional y operativo. En las semanas siguientes, se construyó el motor interno de validación y evaluación, con visibilidad total sobre el proceso y trazabilidad completa.
Indicadores del programa:
- 523 candidaturas iniciadas
- 292 candidaturas presentadas con éxito
- 231 candidaturas iniciadas pero no finalizadas
- 21,5 M€ en proyectos culturales registrados
Uno de los aspectos más valorados durante el proceso fue la capacidad del sistema de ofrecer informes de situación actualizados y fiables a la tutela, incluso con el programa en pleno funcionamiento. Esta visibilidad en tiempo real fue esencial para garantizar el seguimiento político, la toma de decisiones fundamentadas y una comunicación pública eficaz.
«Gestionar este volumen manualmente habría sido prácticamente imposible dentro de los plazos establecidos. La solución permitió total visibilidad en tiempo real y una curva de aprendizaje casi nula.» — Hermínia Miranda, GEPAC
Conclusión: cuando tecnología y decisión trabajan codo con codo
El caso del GEPAC demuestra que es posible transformar la decisión política en acción concreta en tiempo récord, siempre que exista tecnología flexible, equipos colaborativos y enfoque en lo esencial.
Más que un proyecto exitoso, esta implementación marca el inicio de una nueva etapa en la transformación digital de la cultura en Portugal, un modelo de referencia para programas públicos que exigen agilidad, rigor e impacto.
«Hemos creado un modelo escalable que puede reutilizarse. Este es solo el comienzo de la transformación digital del apoyo a la cultura.» — Hermínia Miranda, GEPAC
La relación entre los equipos fue determinante: «Trabajamos como un solo equipo. Todo se pensó en ciclos cortos, con foco en lo esencial y total capacidad de adaptación».
— Pedro Fonseca, Masterlink
El sistema quedó preparado como base reutilizable para futuras ediciones y nuevos programas. El mismo modelo puede aplicarse a otros programas de apoyo con una adaptación mínima (formularios, reglas, validaciones y reporting), manteniendo rapidez, trazabilidad y control.
«Lo que hemos hecho aquí puede replicarse con ajustes mínimos. Eso es eficiencia real.» — Pedro Fonseca, Masterlink
«El caso del GEPAC demuestra que la tecnología adecuada, junto con un modo de trabajo conjunto, transforma rápidamente la decisión política en acción con impacto.» — Daniel Gomes, Masterlink
