O GEPAC – Gabinete de Estratégia, Planeamento e Avaliação Culturais, organismo do Ministério da Cultura, Juventude e Desporto, implementou com sucesso um sistema digital completo para operacionalizar o novo Programa de Apoio a Projetos de Mérito Cultural. Com base na plataforma no-code da Masterlink, e num prazo de apenas 3 dias, foi possível lançar o portal de candidaturas, construir a máquina de avaliação e assegurar um modelo escalável para futuras edições.
Em resumo:
- Prazo: portal online em 3 dias
- Volume: 292 candidaturas submetidas (523 iniciadas)
- Montantes: €21,5M em projetos registados
- Capacidades: submissão + backoffice de validação/avaliação + indicadores e reporting
Benefícios-chave
1. Tempo recorde de implementação com total funcionalidade
O sistema passou da aprovação política à operação real em apenas 3 dias, garantindo não só a receção de candidaturas, mas também a capacidade de validação, análise e reporting em tempo útil. Sem aumento de equipa e com rastreabilidade ponta a ponta, o GEPAC passou a ter controlo operacional e indicadores em tempo real para gestão e reporte.
2. Interface intuitiva e comunicação direta com os candidatos
A submissão, o acompanhamento e as interações entre candidatos e equipa técnica passaram a acontecer de forma centralizada, segura e transparente, com histórico registado no sistema e sem trocas de documentos fora do sistema.
3. Modelo escalável e reutilizável para novos programas
A solução criada é adaptável a outros programas de apoio cultural. O GEPAC tem agora uma infraestrutura digital sólida, flexível e pensada para crescer com os desafios futuros da política cultural.
O desafio: criar um programa do zero, sem tempo a perder
O Programa de Apoio a Projetos de Mérito Cultural surgiu como uma medida política prioritária, mas sem histórico anterior, processos definidos ou sistema implementado. O GEPAC recebeu luz verde a 14 de outubro e, 3 dias depois, o portal de candidaturas estava online.
“Tínhamos um desafio muito concreto e um prazo quase impossível. O processo ainda estava a ser definido, mas as candidaturas tinham de abrir de imediato.” — Hermínia Miranda, Coordenadora do Núcleo de Gestão TIC, GEPAC
Com uma equipa interna reduzida e requisitos ainda em evolução, o foco foi criar rapidamente um sistema funcional e, em paralelo, ir ajustando os fluxos internos de validação e avaliação.
“O no-code deu-nos a rapidez; a colaboração diária com o GEPAC deu-nos a direção.” — Pedro Fonseca, Gestão de Serviço, Masterlink
A solução: tecnologia flexível com foco no utilizador
A resposta passou pela plataforma no-code da Masterlink, já em uso noutras áreas do GEPAC. A nova solução foi desenhada em colaboração próxima entre a equipa do programa e a consultoria funcional da Masterlink, garantindo:
- Portal de candidaturas com autenticação segura e preenchimento intuitivo
- Comunicação bidirecional com os candidatos (sem e-mails, anexos ou ruído)
- Perfis diferenciados para as várias funções internas (validação, avaliação, pareceres externos)
- Registo automático de todas as fases do processo, com rastreabilidade e consistência
- Geração de relatórios e indicadores para apoio à decisão política
- Hierarquização automática das candidaturas com base em critérios de mérito
- Trilho de auditoria e evidências por candidatura (quem fez o quê, quando e com que suporte)
- Integração com sistemas existentes (quando aplicável) através de serviços/APIs, para encaminhamento e arquivo
“Começámos por pôr a funcionar e fomos afinando à medida que o processo ganhava forma. A tecnologia já existia, mas o que fez a diferença foi o trabalho conjunto e ágil entre as equipas.” — Hermínia Miranda, GEPAC
O trabalho foi desenvolvido em estreita colaboração entre o GEPAC e a Masterlink, com interação contínua e validação frequente ao longo do processo.
A construção da solução permitiu também garantir conformidade e validação contínua ao longo de todo o processo, assegurando o alinhamento com os requisitos legais e com os requisitos operacionais definidos para o programa, incluindo os de reporte para a tutela.
A solução foi sendo ajustada à medida que o processo evoluía, mantendo sempre uma base técnica robusta, já validada noutros projetos públicos. O facto de a infraestrutura correr em cloud, no âmbito da Subscrição PaaS da Masterlink, permitiu adaptar, escalar e lançar funcionalidades em tempo real, sem comprometer estabilidade ou segurança.
“Sem cloud e auto-scaling dificilmente teríamos este conforto nos picos de submissão. A infraestrutura ajustou-se automaticamente à carga — sem intervenção humana.” — Daniel Gomes, CEO, Masterlink
“Avançámos por ciclos curtos. O verdadeiro desafio não foi tecnológico, foi de gestão e aprendizagem: ajudar uma equipa a transformar um programa novo num processo governável e transparente.” — Pedro Fonseca, Masterlink
Resultados imediatos e impacto real
O sistema foi colocado online em apenas 3 dias, com um formulário funcional e operacional. Nas semanas seguintes, foi construído o motor interno de validação e avaliação, com visibilidade total sobre o processo e rastreabilidade completa.
Indicadores do programa:
- 523 candidaturas iniciadas
- 292 candidaturas submetidas com sucesso
- 231 candidaturas iniciadas, mas não concluídas
- €21,5M em projetos culturais registados
Um dos aspetos mais valorizados durante o processo foi a capacidade de o sistema fornecer pontos de situação atualizados e fiáveis à tutela, mesmo com o programa em pleno funcionamento. Esta visibilidade em tempo real foi essencial para garantir acompanhamento político, tomada de decisões fundamentadas e comunicação pública eficaz.
“Gerir este volume manualmente seria praticamente impossível dentro dos prazos definidos. A solução permitiu total visibilidade em tempo real e uma curva de aprendizagem quase nula.” — Hermínia Miranda, GEPAC
Conclusão: quando tecnologia e decisão trabalham lado a lado
O case do GEPAC demonstra que é possível transformar decisão política em ação concreta em tempo recorde, desde que exista tecnologia flexível, equipas colaborativas e foco no essencial.
Mais do que um projeto bem-sucedido, esta implementação marca o início de uma nova fase na transformação digital da cultura em Portugal — um modelo de referência para programas públicos que exigem agilidade, rigor e impacto.
“Criámos um modelo escalável que pode ser reutilizado. Este é apenas o começo da transformação digital do apoio à cultura.” — Hermínia Miranda, GEPAC
A relação entre as equipas foi determinante: “Trabalhámos como uma só equipa. Tudo foi pensado em ciclos curtos, com foco no essencial e adaptabilidade total.”
— Pedro Fonseca, Masterlink
O sistema ficou preparado como base reutilizável para futuras edições e novos programas. O mesmo modelo pode ser aplicado a outros programas de apoio com adaptação mínima (formulários, regras, validações e reporting), mantendo rapidez, rastreabilidade e controlo.
“O que fizemos aqui pode ser replicado com mínimos ajustes. Isso é eficiência real.” — Pedro Fonseca, Masterlink
“O case do GEPAC mostra que a tecnologia certa, com modo de trabalho conjunto, transforma rapidamente decisão política em ação com impacto.” — Daniel Gomes, Masterlink
