Gerir um programa de apoios públicos exige muito mais do que receber candidaturas: avisos, avaliação, pagamentos e reporting. Em cinco anos, a base digital construída com a Plataforma Masterlink acompanhou o crescimento do Fundo Ambiental, com mais de 100 avisos lançados e mais de 300 mil candidaturas geridas. Neste vídeo, Daniel Gomes, Diretor-Geral da Masterlink, conta como.
Em resumo
- Antes da Plataforma Masterlink, segundo Daniel Gomes, muita da operação do Fundo Ambiental estava espalhada por plataformas diferentes, emails, folhas de Excel e ferramentas paralelas.
- Em cinco anos: mais de 100 avisos lançados, mais de 300 mil candidaturas geridas e primeiros avisos publicados em apenas 10 dias.
- A operação passou de uma escala inicial muito reduzida para milhares de milhões de euros em orçamento.
- A lição do caso: quando a informação está estruturada, as equipas acompanham melhor, os dados são mais fiáveis e os relatórios exigem menos esforço.
O desafio do Fundo Ambiental
O Fundo Ambiental é, para Daniel Gomes, um daqueles casos que mostram bem a diferença entre digitalizar uma tarefa e transformar uma operação. O desafio era enorme: gerir programas diferentes, avisos diferentes, regras diferentes, milhares de candidaturas, equipas de avaliação, pagamentos e relatórios, com muita informação que tinha de estar certa.
Porque gerir apoios públicos é mais do que receber candidaturas
Quando se fala de apoios públicos, não basta receber candidaturas. É preciso saber quem submeteu, quando submeteu, em que estado está cada processo, quem avaliou, que decisão foi tomada, que pagamentos existem e que informação pode ser reportada.
O que acontece quando a operação cresce
Antes da Plataforma Masterlink, muita desta realidade estava espalhada: plataformas diferentes, emails, folhas de Excel, ferramentas paralelas e muito trabalho manual para juntar informação. Daniel Gomes explica que isto pode funcionar quando o volume é pequeno, mas deixa de chegar quando a operação cresce: os dados deixam de bater certo, os relatórios demoram mais, a equipa perde tempo a consolidar informação e a gestão deixa de ter uma visão clara da operação.
A entrada da Plataforma Masterlink
O Fundo Ambiental precisava de uma base comum para gerir programas e avisos diferentes, sem ter de começar do zero sempre que surgia uma nova necessidade, porque cada aviso podia ter regras, prazos, campos, critérios e fluxos de avaliação próprios. Não servia uma solução rígida, mas também não fazia sentido criar mais uma ferramenta isolada.
Foi aí que entrou a Plataforma Masterlink, como base digital para gerir todo o ciclo dos avisos: a publicação, a submissão das candidaturas, a avaliação, o acompanhamento, os pagamentos, os indicadores e o reporting.
Os números em cinco anos
No espaço de cinco anos, essa base acompanhou o crescimento do próprio Fundo Ambiental:
- mais de 100 avisos lançados;
- mais de 300 mil candidaturas geridas;
- primeiros avisos publicados em apenas 10 dias;
- uma operação que passou de uma escala inicial muito reduzida para milhares de milhões de euros em orçamento.
O que muda quando a informação está estruturada
Quando a informação está espalhada, tudo exige mais esforço. Quando está estruturada, as equipas acompanham melhor, os processos ficam mais claros, os dados tornam-se mais fiáveis, os relatórios aparecem com menos esforço e as decisões passam a apoiar-se em informação sólida. Na Masterlink, diz Daniel Gomes, o que procuram construir não é apenas mais um portal ou mais uma aplicação, mas uma base comum onde diferentes processos podem crescer com consistência.
A lição do caso Fundo Ambiental
Hoje pode ser um aviso, amanhã outro programa, depois uma nova regra. Para Daniel Gomes, a organização não deve ter de recomeçar do zero sempre que muda o contexto: deve conseguir evoluir sobre uma base que já existe. Quando a escala aumenta, a improvisação deixa de chegar. É preciso estrutura, flexibilidade e controlo.
Gerir uma candidatura é uma coisa. Gerir centenas de milhares de candidaturas, vários programas, equipas, pagamentos e reporting é outra completamente diferente. É aí que a tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta e passa a ser uma capacidade de execução.
Perguntas frequentes
Gerir programas e avisos diferentes, cada um com regras, prazos, campos, critérios e fluxos de avaliação próprios, com milhares de candidaturas, equipas de avaliação, pagamentos e relatórios, e com muita da informação espalhada por plataformas diferentes, emails e folhas de Excel.
Mais de 100 avisos lançados, mais de 300 mil candidaturas geridas e primeiros avisos publicados em apenas 10 dias, numa operação que passou de uma escala inicial muito reduzida para milhares de milhões de euros em orçamento.
A publicação dos avisos, a submissão das candidaturas, a avaliação, o acompanhamento, os pagamentos, os indicadores e o reporting.
Segundo Daniel Gomes, porque mostra que a mesma base pode servir programas e avisos diferentes, sem rigidez e sem ter de recomeçar do zero sempre que muda o contexto.
