En resumen

• Antes de la Plataforma Masterlink, según Daniel Gomes, gran parte de la operación del Fundo Ambiental estaba repartida en diferentes plataformas, correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel y herramientas paralelas.
• En cinco años: más de 100 convocatorias lanzadas, más de 300 mil candidaturas gestionadas y primeras convocatorias publicadas en solo 10 días.
• La operación pasó de una escala inicial muy reducida a miles de millones de euros en presupuesto.
• La lección del caso: cuando la información está estructurada, los equipos realizan un mejor seguimiento, los datos son más fiables y los informes exigen menos esfuerzo.

El desafío del Fundo Ambiental

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El Fundo Ambiental es, para Daniel Gomes, uno de esos casos que muestran bien la diferencia entre digitalizar una tarea y transformar una operación. El desafío era enorme: gestionar diferentes programas, diferentes convocatorias, diferentes reglas, miles de candidaturas, equipos de evaluación, pagos e informes, con mucha información que debía ser correcta.

Porque gestionar ayudas públicas es más que recibir candidaturas

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Cuando se habla de ayudas públicas, no basta con recibir candidaturas. Es necesario saber quién la presentó, cuándo la presentó, en qué estado se encuentra cada proceso, quién evaluó, qué decisión se tomó, qué pagos existen y qué información se puede reportar.

Qué ocurre cuando la operación crece

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Antes de la Plataforma Masterlink, mucha de esta realidad estaba dispersa: diferentes plataformas, correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel, herramientas paralelas y mucho trabajo manual para reunir la información. Daniel Gomes explica que esto puede funcionar cuando el volumen es pequeño, pero deja de ser suficiente cuando la operación crece: los datos dejan de cuadrar, los informes tardan más, el equipo pierde tiempo consolidando información y la gestión deja de tener una visión clara de la operación.

La llegada de la Plataforma Masterlink

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El Fundo Ambiental necesitaba una base común para gestionar diferentes programas y convocatorias, sin tener que empezar de cero cada vez que surgía una nueva necesidad, porque cada convocatoria podía tener sus propias reglas, plazos, campos, criterios y flujos de evaluación. No servía una solución rígida, pero tampoco tenía sentido crear otra herramienta aislada.

Fue ahí donde entró la Plataforma Masterlink, como base digital para gestionar todo el ciclo de las convocatorias: la publicación, la presentación de candidaturas, la evaluación, el seguimiento, los pagos, los indicadores y el reporting.

Las cifras en cinco años

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En el espacio de cinco años, esta base acompañó el crecimiento del propio Fundo Ambiental:

• más de 100 convocatorias lanzadas;
• más de 300 mil candidaturas gestionadas;
• primeras convocatorias publicadas en solo 10 días;
• una operación que pasó de una escala inicial muy reducida a miles de millones de euros en presupuesto.

Qué cambia cuando la información está estructurada

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Cuando la información está dispersa, todo exige más esfuerzo. Cuando está estructurada, los equipos realizan un mejor seguimiento, los procesos son más claros, los datos se vuelven más fiables, los informes se generan con menos esfuerzo y las decisiones pasan a apoyarse en información sólida. En Masterlink, dice Daniel Gomes, lo que buscan construir no es solo un portal más o una aplicación más, sino una base común donde diferentes procesos pueden crecer con consistencia.

La lección del caso Fundo Ambiental

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Hoy puede ser una convocatoria, mañana otro programa, después una nueva regla. Para Daniel Gomes, la organización no debe tener que empezar de cero cada vez que cambia el contexto: debe poder evolucionar sobre una base que ya existe. Cuando la escala aumenta, la improvisación deja de ser suficiente. Se necesita estructura, flexibilidad y control.

Gestionar una candidatura es una cosa. Gestionar cientos de miles de candidaturas, varios programas, equipos, pagos e informes es otra completamente diferente. Es ahí donde la tecnología deja de ser solo una herramienta y pasa a ser una capacidad de ejecución.

Preguntas frecuentes

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Vídeo en portugués, con subtítulos en portugués.

En resumen

• Según Daniel Gomes, la mayoría de las organizaciones tiene muchos sistemas, pero pocos procesos gestionados de principio a fin.
• Cada sistema resuelve solo una parte del trabajo. Lo que queda entre ellos sigue dependiendo del correo electrónico, Excel y el conocimiento informal.
• Una base digital común no sustituye al ERP, al CRM ni al resto de sistemas, y no es una aplicación gigante: organiza lo que ocurre entre ellos.
• Con procesos estructurados, la inteligencia artificial ya no se encuentra con documentos sueltos y puede entender en qué punto está el proceso, qué reglas existen y quién puede decidir.

Por qué tenemos tanta tecnología y seguimos igual

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La respuesta de Daniel Gomes es sencilla: porque hay muchos sistemas, pero pocos procesos realmente gestionados de principio a fin. Si entrara hoy en la mayoría de las organizaciones, dice, probablemente encontraría decenas de aplicaciones: ERP, CRM, gestión documental, recursos humanos, finanzas, portales, herramientas colaborativas. Y, aun así, las personas siguen trabajando por correo electrónico, intercambiando archivos, manteniendo hojas de Excel paralelas y preguntándose unas a otras: «¿En qué punto está este proceso?»

El problema: cada sistema solo resuelve una parte del trabajo

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El problema, sostiene, no es la falta de tecnología: en la mayoría de los casos incluso hay demasiada tecnología. El ERP se encarga de una parte, el CRM de otra, la gestión documental guarda los documentos, el correo electrónico asegura la comunicación y Excel acaba sirviendo para hacer el seguimiento de lo que quedó en medio. Pero nadie está gestionando realmente el proceso de principio a fin.

El proceso real atraviesa todos los sistemas

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Un proceso real empieza con una solicitud, pasa por varias personas, tiene validaciones, reglas, decisiones y documentos, puede necesitar información de distintos sistemas y termina cuando alguien ejecuta una acción y queda registrado lo que ocurrió.

Qué es una base digital común

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Daniel Gomes lo llama base digital común. No significa sustituir el ERP, el CRM o los sistemas que la organización ya tiene, ni meterlo todo dentro de una única aplicación gigante. Significa crear una forma coherente de gestionar lo que ocurre entre esos sistemas:

• una solicitud entra por el canal correcto;
• la información necesaria queda asociada al proceso;
• cada persona sabe lo que tiene que hacer;
• las validaciones y aprobaciones quedan claras;
• los sistemas se comunican cuando es necesario;
• es posible saber en qué punto está el proceso;
• queda el historial de todo lo que ocurrió.

Puede ser una factura, una propuesta comercial, una contratación, una candidatura, una solicitud interna o una interacción con un cliente, proveedor o ciudadano. El contexto y las reglas cambian, pero hay una estructura que se repite: información que entra, personas que intervienen, decisiones que hay que tomar y un resultado que alcanzar.

Dónde muchas organizaciones siguen atascadas

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Es este espacio —el trabajo que ocurre entre los sistemas— lo que muchas organizaciones aún no han conseguido resolver. Tienen los sistemas, pero ese trabajo sigue dependiendo del correo electrónico, Excel y el conocimiento informal. Por eso, a pesar de toda la inversión en tecnología, muchas personas siguen trabajando prácticamente de la misma forma.

El papel de Masterlink

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En Masterlink, dice Daniel Gomes, gran parte del trabajo que realizan es precisamente ese. No llegan a una organización con la intención de sustituir todo lo que ya existe: toman los procesos que atraviesan personas, departamentos y sistemas y ayudan a organizarlos de principio a fin. Conectan la información, definen las etapas, aclaran responsabilidades, integran con los sistemas existentes y crean una base común donde se pueden añadir nuevos procesos, sin empezar siempre desde cero.

El ERP, el CRM y la gestión documental siguen cumpliendo su función, pero dejan de trabajar como piezas aisladas y pasan a formar parte de un proceso completo. No se tira lo que ya existe: se hace que funcione mejor en conjunto.

Y es también la base que la inteligencia artificial necesita. Según Daniel Gomes, cuando existe un proceso estructurado, la IA ya no encuentra solo documentos sueltos o información sin contexto: puede entender en qué punto está el proceso, qué información es relevante, qué reglas existen, quién puede decidir y qué debe ocurrir a continuación.

La respuesta a la pregunta inicial

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Seguimos trabajando de la misma forma, concluye Daniel Gomes, porque compramos sistemas para resolver partes del problema, pero muchas veces aún falta conectar y organizar el proceso como un todo. Cuando esa conexión existe, ocurren dos cosas: la organización obtiene más valor de la tecnología en la que ya ha invertido y se crean las condiciones para que la inteligencia artificial aporte valor real a la operación.

Preguntas frecuentes

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Vídeo en portugués, con subtítulos en portugués.

En resumen

• Formularios, flujos de trabajo, informes y aprobaciones terminan en la misma cola del equipo de TI, junto a la seguridad, las integraciones y los proyectos estratégicos.
• Para Daniel Gomes, el problema no es el equipo de TI. Es el modelo.
• La solución no es dar más trabajo al equipo de TI, ni dejar que cada departamento cree sus propias soluciones. Es dar autonomía al negocio, pero dentro de unas reglas.
• La pregunta que la organización debería hacerse: ¿estamos utilizando al equipo de TI para aquello que realmente solo ellos pueden hacer?

Todo acaba en el equipo de TI

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«Tenemos que pedir eso al equipo de TI». Es una frase que Daniel Gomes dice escuchar a menudo en las organizaciones. Crear un formulario, modificar un flujo de trabajo, elaborar un informe, automatizar una aprobación o adaptar un proceso que ha cambiado: todo termina en la misma cola.

Por qué el backlog nunca deja de crecer

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El equipo de TI ya tiene mucho entre manos: garantizar la seguridad, las integraciones, la infraestructura, el soporte y los proyectos estratégicos, además de responder a las necesidades de toda la organización. Por eso el backlog no deja de crecer.

El problema, defiende Daniel Gomes, no es el equipo. Es el modelo. Se han creado organizaciones donde casi todas las necesidades digitales, incluso las más operativas, dependen de perfiles técnicos escasos, caros y difíciles de liberar. Luego llega la sorpresa cuando la transformación digital avanza despacio.

Un proceso sencillo que debería ser rápido

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Imagínese un área que necesita crear un formulario, definir un flujo de trabajo, asignar responsabilidades y realizar el seguimiento del proceso. Nada de esto implica una gran innovación tecnológica. Pero, si todo tiene que entrar en la cola del equipo de TI, puede tardar semanas, no porque sea difícil, sino porque hay prioridades concurrentes.

Una organización atrapada entre dos realidades

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El negocio sabe exactamente lo que necesita. El equipo de TI no puede responder a todo al mismo tiempo. Y la organización se queda atrapada entre estas dos realidades.

La solución: autonomía dentro de unas reglas

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La solución, según Daniel Gomes, no es dar más trabajo al equipo de TI. Tampoco es dejar que cada departamento cree sus propias soluciones, porque entonces surgen más hojas de Excel, más aplicaciones y más procesos aislados y, al cabo de un tiempo, nadie sabe dónde está la información.

El equilibrio está en el punto medio: dar autonomía a las áreas de negocio, pero dentro de unas reglas. Es lo que hoy se llama Citizen Development. En la práctica, significa permitir que los equipos creen y mejoren procesos sin depender del equipo de TI para cada pequeño cambio, pero siempre de forma organizada, integrada y segura.

Cómo la Plataforma Masterlink hace esto posible

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La Plataforma Masterlink permite que las áreas de negocio creen y evolucionen procesos con autonomía, sin escribir código, sin abrir solicitudes al equipo de TI para cada cambio y sin crear nuevas aplicaciones aisladas dentro de la organización. Todo sucede sobre una base común, con reglas definidas, integración entre sistemas, seguridad, gobernanza y total visibilidad para el equipo de TI.

El resultado, en palabras de Daniel Gomes: el negocio gana velocidad y el equipo de TI gana tiempo para aquello que realmente aporta valor.

La pregunta que su organización debería hacerse

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En el fondo, la pregunta ya no es «¿necesitamos más personas en el equipo de TI?». Es esta: ¿estamos utilizando al equipo de TI para aquello que realmente solo ellos pueden hacer? Cuando el negocio gana autonomía y la tecnología deja de ser un bloqueo, la transformación digital deja de depender de una cola de solicitudes y comienza finalmente a ganar velocidad.

Preguntas frecuentes

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