Problema
Casi dos mil millones de euros, el 25 % del presupuesto del Ministerio de Sanidad, se destinan a medicamentos. De este importe, una décima parte está contemplada por el Acuerdo Apifarma. Se pretendía crear una solución para monitorizar, auditar y fiscalizar las facturas emitidas por las farmacéuticas —quienes venden los medicamentos— y también las notas de crédito que estuvieran amparadas por este acuerdo. Este acuerdo implica a la ACSS (Administración Central del Sistema de Salud), las distintas instituciones y hospitales del Servicio Nacional de Salud, el Ministerio de Sanidad y la Industria Farmacéutica.
Las cuestiones a responder de inmediato para las facturas (y también notas de crédito) amparadas por este acuerdo eran: ¿la factura está conforme? ¿Ya se ha pagado? ¿El importe corresponde? ¿Hay aprobación por parte del hospital? ¿Existe conformidad entre las partes implicadas respecto a determinadas facturas? ¿Cómo y quién resuelve el desacuerdo entre las partes (hospital y farmacéutica)?
Solución
La materialización de este problema pasó por la creación de un flujo de aprobación compuesto por varias fases por las que pasa la factura, junto con grupos de usuarios distintos con credenciales propias según la fase en la que se encuentre la factura. Esta realidad encajó como un guante en la arquitectura de la Plataforma Masterlink —con motores propios para la configuración de este tipo de actividad de negocio—, de ahí que la solución cobrara vida en menos de una semana.
La aplicación se alimenta de procesos paralelos en los que hay registro de hospitales y farmacéuticas, al tiempo que cada factura solo es gestionada por los perfiles de usuario autorizados según la fase en la que se encuentre y el hospital/institución a la que pertenezcan.
Ventajas
Además de la monitorización y fiscalización mencionadas anteriormente y, también, la auditoría de estos documentos, se consigue al mismo tiempo la recopilación de información estructurada, con una disminución muy considerable del trabajo administrativo, además de permitir el seguimiento en tiempo real de las facturas en su flujo de aprobación/rechazo y de la ejecución de los contratos subyacentes.
Existe, además, un conjunto de ventajas inherentes al hecho de que la aplicación esté «alojada» en la Plataforma Masterlink, lo que permite escalarla con facilidad y, al mismo tiempo, ofrecer autonomía para que los usuarios de la ACSS puedan añadir por sí mismos nuevos campos, nuevas fases y configurar de forma sencilla y en un contexto visual todas las necesidades que vayan surgiendo con el tiempo.
