Problema
En el marco de las políticas de Promoción de Ganancias en Salud se creó un programa vertical con una dotación presupuestaria específica con el objetivo de proporcionar el acceso oportuno a los productos de apoyo a todos los ciudadanos con discapacidad o incapacidad temporal.
Estos productos de apoyo, denominados Ayudas Técnicas, son materiales y equipos destinados a compensar la discapacidad (o impedir el agravamiento de la situación clínica) del usuario.
Por ello, era importante caracterizar las ayudas técnicas solicitadas por los hospitales. La gestión del programa, en particular el reembolso de importes a los hospitales del Servicio Nacional de Salud (SNS) y la extracción de información para la elaboración de estadísticas, se realizaba al final de cada año civil, en función de la información enviada por los hospitales (cada hospital enviaba un archivo Excel por semestre).
Esta solución inicial presentaba algunos problemas, en particular: información incompleta, no parametrizada y, además, pérdidas de datos derivadas de errores en los archivos o de la compilación de diferentes fuentes.
Solución
En un proceso de colaboración, la Dirección General de Salud (DGS) y la Administración Central del Sistema de Salud (ACSS) definieron los requisitos necesarios para implementar una solución que respondiera a las necesidades de ambas instituciones y permitiera, simultáneamente, información de retorno a los hospitales y a los ciudadanos.
La solución pasó por el desarrollo de un conjunto de procesos —»Ayudas Técnicas»— basados en la tecnología Masterlink, en un periodo de tres semanas. Este sistema permite conocer en tiempo real las ayudas técnicas que se encuentran en adquisición, las que fueron entregadas (con creación automática de un documento de apoyo a la factura) y también las ayudas técnicas canceladas. Para una total transparencia, el sistema señala lo que se ha facturado para todas las ayudas técnicas entregadas.
Ventajas
La implementación de este proceso transformó una realidad que partía del envío de archivos individuales, no estandarizados, y de una financiación que correspondía al reembolso de las prescripciones realizadas, en una nueva realidad, en la que los registros se realizan diariamente, la información queda disponible de inmediato, la entidad gestora (ACSS) contabiliza las necesidades y gestiona el presupuesto de forma más efectiva, y la DGS obtiene toda la información estadística en cualquier momento.
La capacidad de monitorizar en tiempo real las ayudas técnicas en sus distintas fases —en adquisición, entregadas y canceladas— hizo transparente su gestión y creó condiciones para agilizar el proceso de adquisición de dichas ayudas técnicas —y de los materiales y productos asociados—, con claras ventajas para el usuario, que ve así reducido el tiempo de espera para su entrega.
