Qué es la automatización de procesos
La automatización es la transformación de un proceso que normalmente se realiza de forma manual en una ejecución automática e independiente, mediante el uso de la tecnología. En resumen, consiste en utilizar una herramienta tecnológica y la integración de sistemas para gestionar tareas.
En este contexto, la automatización o digitalización de procesos une la tecnología a las actividades diarias de la empresa para mejorar la productividad y evitar errores. Es posible eliminar tareas repetitivas, ganar tiempo e impedir que el trabajo tenga que volver a hacerse.
Las etapas de un proceso —desde la recopilación y el análisis hasta el almacenamiento de la información— se transforman y se ejecutan mediante la tecnología. Con ello, además de simplificar las tareas, la creación de automatismos permite la centralización de la información y facilita el seguimiento de datos y la elaboración de informes.
Cualquier área de la empresa puede digitalizar sus procesos. En el departamento financiero, por ejemplo, la tecnología puede ser útil de diferentes formas, desde la elaboración de informes hasta la compra y el pago de servicios o productos.
Por ejemplo, en un proceso de compra es posible dividir la acción en etapas: solicitud de un departamento, aprobación del responsable, envío al proveedor. En este caso, todo el proceso se realiza pulsando algunos botones, en un único sistema, sin necesidad de acceder al correo electrónico, al teléfono, etc.
Por lo tanto, con la digitalización de sus procesos, la empresa consigue mejorar el flujo de actividad y, en consecuencia, reducir costes, aumentar la productividad y tener capacidad de trazabilidad y control sobre la información de la organización.
Cómo automatizar los procesos de una organización
Al hablar de automatización, es muy habitual pensar en un proceso de producción, con máquinas fabricando diferentes partes de un producto. En este caso no se trata de algo material ni tangible, sino de un sistema con etapas en el que el producto es la información.
En este tipo de proceso hay integración de diferentes sistemas y gestión secuencial de las actividades. Por ejemplo: la digitalización crea avisos de ejecución de tareas, muestra plazos, indica cuándo hay alguna tarea atrasada, permite que las actividades se deriven, genera informes, envía mensajes automáticamente, entre otras funciones.
Las posibilidades son tantas que, según cómo esté configurado el sistema, un proceso automatizado puede llegar a tomar decisiones en lugar del usuario.
Sin embargo, para que todo esto sea posible, es necesaria la intervención humana para configurar este sistema. Así, con la ayuda de una persona, se crean las reglas para el flujo de información dentro del proceso en cuestión.
Por ello, para empezar a automatizar es necesario, en primer lugar, tener una visión amplia y completa de todas las tareas y departamentos de la empresa. De este modo, será posible identificar qué actividades pueden y deben automatizarse, y qué procesos necesitan estar interconectados entre los departamentos.
Cuando la empresa disponga de toda esta información, así como del paso a paso de las tareas que se van a digitalizar, deberá buscar un software para crear sistemas de automatización.
Las plataformas no-code suelen ser herramientas muy utilizadas por empresas que buscan automatizar sus procesos.
A través de una plataforma no-code, como la de Masterlink, es posible crear reglas de negocio, definir flujos y conectar las tareas entre los diferentes departamentos. Todo ello realizado por personas del propio negocio y con autonomía para crear nuevos automatismos de forma continua.
Consulte aquí otras ventajas de la Plataforma Masterlink.
Tipos de procesos que pueden automatizarse
La automatización puede utilizarse tanto en las tareas más sencillas como en las más complejas. El uso de la tecnología también puede centrarse tanto en procesos internos como externos. Esto significa que cualquier proceso de una empresa que necesite mejoras puede llegar a automatizarse total o parcialmente.
Son ejemplos de procesos automatizados:
- Gestión de Recursos Humanos: registro de datos de los empleados con la posibilidad de gestionar personas, evaluaciones, registro de hojas de horas y vacaciones.
- Servicios técnicos de TI: gestión de tickets de soporte, como el flujo de registros de un formulario creado por clientes, con flujo de atención.
- Ventas: gestión de clientes, gestión de contratos, proyectos y nuevas oportunidades.
- Gestión de organigrama institucional: registros de las unidades orgánicas de una institución, con gestión de usuarios y perfiles.
- Contratación Pública: gestión y tramitación de los procesos de solicitudes de adquisición de carácter público.
- Candidaturas: presentación de candidaturas para un proceso de evaluación y flujo de aprobaciones de los evaluadores.
Por lo tanto, un proceso automatizado es aquel que facilita la rutina de trabajo al realizar de forma automática actividades que antes se hacían manualmente.
Beneficios de la automatización de procesos
La automatización de procesos permite producir más, en menos tiempo y con costes más bajos. Entre los principales beneficios se encuentran:
- Más productividad y mejor aprovechamiento del tiempo de los equipos
- Reducción de costes operativos
- Integración de datos y sistemas, sin duplicación de información
- Mayor estabilidad y menos errores en los procesos
- Empleados más satisfechos, liberados de tareas repetitivas
Etapas esenciales para automatizar con éxito
- Elegir qué tareas automatizar, empezando por las más repetitivas y de mayor impacto
- Definir objetivos concretos y medibles
- Elegir la herramienta adecuada: una plataforma no-code permite avanzar rápidamente e implicar a los equipos de negocio
- Analizar los resultados y perfeccionar los procesos de forma continua
- Crear una cultura de automatización en la organización
Desafíos a tener en cuenta
Automatizar no corrige un mal proceso: solo lo hace más rápido. Muchos procesos son excesivamente complejos o incluyen reglas que no se revisan desde hace mucho tiempo, por eso, antes de automatizar, vale la pena simplificarlos y rediseñarlos. Más información en Automatizar no es acelerar procesos, sino rediseñarlos.
También es importante definir quién desarrolla, mantiene y hace evolucionar las automatizaciones a lo largo del tiempo. Sin este modelo, el riesgo operativo aumenta.
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