Problema
Una de las vertientes del trabajo realizado por la Secretaría General del Ministerio de Medio Ambiente (SG-MAMB) consiste en la gestión, control y supervisión de necesidades, bienes y servicios, no solo entre la SG-MAMB y sus socios, tales como la Inspección General de Agricultura, Mar, Medio Ambiente y Ordenación del Territorio (IGAMAOT), el Programa Operativo de Sostenibilidad y Eficiencia en el Uso de Recursos (POSEUR), la Dirección General del Territorio (DGT), el Instituto de Vivienda y Rehabilitación Urbana (IHRU), la Agencia Portuguesa de Medio Ambiente (APA) y el Laboratorio Nacional de Energía y Geología (LNEG), sino también entre sus proveedores. Debido a la gran dimensión y particularidades de esta red, las soluciones de software utilizadas hasta la fecha para dicha gestión (así como su articulación) no eran suficientes para rentabilizar la agregación de los productos y servicios, ya que muchos documentos y comunicaciones se realizaban de forma fragmentada, sin que existiera un control efectivo de lo que realmente se estaba ejecutando.
Solución y ventajas
Con la tecnología Masterlink, se desarrolló la aplicación “Central de Compras”, una plataforma online que permite la gestión, el control y la supervisión de contratos de bienes y servicios entre la SG-MAMB y sus proveedores y socios. Esta solución permite que todas las entidades implicadas actúen directamente en los procesos en sus diferentes fases, que van desde el proceso de agregación de necesidades de las entidades hasta la preparación de la consulta al mercado, que conduce a la adjudicación y registro de contratos, pasando por el seguimiento y control de su ejecución a través del proceso de requisiciones.
Uno de los grandes valores añadidos de esta aplicación es la desmaterialización documental y la centralización de la información, ya que permite integrar en una única plataforma online todos los documentos y comunicaciones realizados por todas las entidades. A su vez, también permite una mayor escalabilidad a nivel de contratos, puesto que el número de usuarios que participan en los diversos procesos de trabajo es ilimitado.
La aplicación “Central de Compras” confiere a todas las entidades implicadas una mayor transparencia, fundamental en el ámbito de la gestión del servicio público. Con todos los documentos integrados en una única plataforma, todos los colaboradores de la red y los socios pueden acceder a la información disponible.
Con la correspondiente formación sobre el funcionamiento de la tecnología Masterlink, los colaboradores pueden además intervenir, dentro de su respectivo ámbito de actuación, en los diversos procesos de trabajo de la aplicación, como por ejemplo en la gestión de productos, la gestión de contratos y la aprobación de facturas. Al no ser necesario poseer conocimientos de programación para utilizar esta herramienta, las entidades disponen de total autonomía para diseñar y adaptar sus respectivos procesos y actividades.
