A automatização de processos tornou-se uma prioridade para muitas organizações. A pressão para ganhar eficiência, reduzir custos e responder mais rapidamente ao mercado faz com que muitas empresas procurem novas ferramentas para eliminar tarefas manuais e acelerar operações.
O problema é que existe uma ideia errada muito comum: Automatizar não significa, por si só, melhorar um processo.
Se um processo é complexo, depende de validações desnecessárias, obriga a introduzir a mesma informação várias vezes ou envolve tarefas que não acrescentam valor, a tecnologia apenas fará tudo isso… mais depressa.
É por isso que tantos projetos de automação ficam aquém das expectativas.
O problema nunca esteve na ferramenta, mas no processo.
A automação cria valor quando elimina desperdício, não quando o acelera.
Porque é que tantos projetos de automação não entregam os resultados esperados?
Imagine um processo de aprovação de despesas:
- Um colaborador envia um pedido por email.
- Outro colaborador copia a informação para uma folha de cálculo.
- Mais tarde, alguém valida os valores.
- Depois segue um circuito de aprovações.
- Finalmente, os dados são novamente introduzidos no sistema financeiro.
Agora imagine que todo este fluxo é automatizado sem qualquer revisão prévia.
O resultado será um processo mais rápido, mas continuará a existir duplicação de informação. Na prática, continuarão a existir validações desnecessárias e tarefas que não acrescentam valor.
Ou seja, automatizar não eliminou a complexidade, limitou-se a executá-la com maior velocidade.
O primeiro passo não é escolher tecnologia
Quando uma organização decide automatizar processos, a primeira pergunta raramente deveria ser:
“Que plataforma vamos utilizar?”
Existe uma pergunta muito mais importante.
“Porque é que este processo funciona desta forma?”
Ao responder a esta questão surgem quase sempre oportunidades de simplificação. Etapas criadas há muitos anos deixam de fazer sentido, aprovações que já não acrescentam controlo, registos repetidos em sistemas diferentes, fluxos que foram crescendo ao longo do tempo sem nunca terem sido revistos.
Automatizar um processo é também uma oportunidade para o repensar.
Os melhores processos são normalmente os mais simples
Existe uma tendência natural para acrescentar passos sempre que surge um novo requisito.
Uma nova aprovação.
Um novo formulário.
Uma nova validação.
Raramente acontece o contrário. Poucas organizações param para perguntar:
Que etapas podemos eliminar? É precisamente essa análise que distingue uma iniciativa de automação bem-sucedida. O objetivo não deve ser apenas fazer mais depressa, mas melhor.
Automatizar processos é também preparar a organização para evoluir
Outro erro frequente consiste em desenvolver automações demasiado rígidas.
Funcionam muito bem no dia em que entram em produção, mas quando o processo muda, a automação deixa de acompanhar a realidade da organização.
É precisamente por isso que a flexibilidade é hoje um dos critérios mais importantes.
As organizações precisam de processos que possam evoluir sem obrigar a novos projetos de desenvolvimento sempre que surge uma alteração operacional, legal ou estratégica.
A automação deixou de ser um objetivo.
Passou a ser uma capacidade contínua.
Quando a automação faz realmente a diferença
A automação produz resultados muito superiores quando está integrada numa estratégia mais ampla de transformação digital.
Isso significa:
- processos bem desenhados;
- integração entre sistemas;
- informação consistente;
- regras claras;
- rastreabilidade;
- capacidade de adaptação.
Só depois a tecnologia entra para eliminar tarefas repetitivas e acelerar fluxos de trabalho.
É esta sequência que permite criar ganhos sustentáveis.
O que aprendemos com projetos de automação em diferentes setores
Ao longo dos últimos anos, a Masterlink desenvolveu soluções em organizações com necessidades muito distintas.
Num projeto para a Xerox Portugal, por exemplo, o objetivo passou por simplificar e automatizar o processo de aprovação de faturas, reduzindo tarefas manuais, aumentando a rastreabilidade e melhorando a eficiência operacional através de workflows digitais. Em vez de digitalizar um processo complexo tal como existia, o trabalho começou por estruturar o próprio fluxo de aprovação. Esse redesenho permitiu que a automação produzisse ganhos reais e sustentáveis.
Noutros contextos, como na Coca-Cola Europacific Partners, a plataforma foi utilizada para gerir processos relacionados com equipamentos e materiais promocionais distribuídos pela rede comercial. Mais uma vez, o valor não resultou apenas da digitalização das tarefas, mas da criação de processos mais simples, integrados e fáceis de acompanhar.
Apesar de pertencerem a setores completamente diferentes, ambos os projetos demonstram o mesmo princípio.
A automação cria valor quando assenta em processos bem desenhados.
A automação é um meio. Não um fim.
As organizações mais eficientes não são aquelas que automatizam mais processos.
São aquelas que escolhem cuidadosamente quais os processos que devem ser simplificados, integrados e automatizados.
Essa diferença parece subtil.
Na prática, determina se a tecnologia se transforma numa vantagem competitiva ou apenas numa forma mais rápida de executar processos ineficientes.
Em síntese
Automatizar não significa apenas substituir tarefas manuais por tecnologia.
Significa compreender o processo, eliminar desperdício e criar uma forma mais simples de trabalhar.
Quando a automação surge depois desse trabalho, os ganhos tornam-se muito mais significativos e duradouros.
A verdadeira transformação não acontece quando um processo passa a ser automático.
Acontece quando deixa de ser desnecessariamente complexo.
Antes de automatizar um processo, vale a pena perceber se esse processo está preparado para ser automatizado.
A Plataforma Masterlink ajuda organizações a simplificar workflows, integrar sistemas e automatizar processos de forma flexível, criando soluções que evoluem com o negócio em vez de o limitar.
