Em resumo

• Antes da Plataforma Masterlink, segundo Daniel Gomes, muita da operação do Fundo Ambiental estava espalhada por plataformas diferentes, emails, folhas de Excel e ferramentas paralelas.
• Em cinco anos: mais de 100 avisos lançados, mais de 300 mil candidaturas geridas e primeiros avisos publicados em apenas 10 dias.
• A operação passou de uma escala inicial muito reduzida para milhares de milhões de euros em orçamento.
• A lição do caso: quando a informação está estruturada, as equipas acompanham melhor, os dados são mais fiáveis e os relatórios exigem menos esforço.

O desafio do Fundo Ambiental

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O Fundo Ambiental é, para Daniel Gomes, um daqueles casos que mostram bem a diferença entre digitalizar uma tarefa e transformar uma operação. O desafio era enorme: gerir programas diferentes, avisos diferentes, regras diferentes, milhares de candidaturas, equipas de avaliação, pagamentos e relatórios, com muita informação que tinha de estar certa.

Porque gerir apoios públicos é mais do que receber candidaturas

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Quando se fala de apoios públicos, não basta receber candidaturas. É preciso saber quem submeteu, quando submeteu, em que estado está cada processo, quem avaliou, que decisão foi tomada, que pagamentos existem e que informação pode ser reportada.

O que acontece quando a operação cresce

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Antes da Plataforma Masterlink, muita desta realidade estava espalhada: plataformas diferentes, emails, folhas de Excel, ferramentas paralelas e muito trabalho manual para juntar informação. Daniel Gomes explica que isto pode funcionar quando o volume é pequeno, mas deixa de chegar quando a operação cresce: os dados deixam de bater certo, os relatórios demoram mais, a equipa perde tempo a consolidar informação e a gestão deixa de ter uma visão clara da operação.

A entrada da Plataforma Masterlink

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O Fundo Ambiental precisava de uma base comum para gerir programas e avisos diferentes, sem ter de começar do zero sempre que surgia uma nova necessidade, porque cada aviso podia ter regras, prazos, campos, critérios e fluxos de avaliação próprios. Não servia uma solução rígida, mas também não fazia sentido criar mais uma ferramenta isolada.

Foi aí que entrou a Plataforma Masterlink, como base digital para gerir todo o ciclo dos avisos: a publicação, a submissão das candidaturas, a avaliação, o acompanhamento, os pagamentos, os indicadores e o reporting.

Os números em cinco anos

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No espaço de cinco anos, essa base acompanhou o crescimento do próprio Fundo Ambiental:

• mais de 100 avisos lançados;
• mais de 300 mil candidaturas geridas;
• primeiros avisos publicados em apenas 10 dias;
• uma operação que passou de uma escala inicial muito reduzida para milhares de milhões de euros em orçamento.

O que muda quando a informação está estruturada

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Quando a informação está espalhada, tudo exige mais esforço. Quando está estruturada, as equipas acompanham melhor, os processos ficam mais claros, os dados tornam-se mais fiáveis, os relatórios aparecem com menos esforço e as decisões passam a apoiar-se em informação sólida. Na Masterlink, diz Daniel Gomes, o que procuram construir não é apenas mais um portal ou mais uma aplicação, mas uma base comum onde diferentes processos podem crescer com consistência.

A lição do caso Fundo Ambiental

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Hoje pode ser um aviso, amanhã outro programa, depois uma nova regra. Para Daniel Gomes, a organização não deve ter de recomeçar do zero sempre que muda o contexto: deve conseguir evoluir sobre uma base que já existe. Quando a escala aumenta, a improvisação deixa de chegar. É preciso estrutura, flexibilidade e controlo.

Gerir uma candidatura é uma coisa. Gerir centenas de milhares de candidaturas, vários programas, equipas, pagamentos e reporting é outra completamente diferente. É aí que a tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta e passa a ser uma capacidade de execução.

Perguntas frequentes

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Em resumo

• Segundo Daniel Gomes, a maioria das organizações tem muitos sistemas, mas poucos processos geridos de ponta a ponta.
• Cada sistema resolve apenas uma parte do trabalho. O que fica entre eles continua a depender de email, Excel e conhecimento informal.
• Uma base digital comum não substitui o ERP, o CRM nem os restantes sistemas, e não é uma aplicação gigante: organiza o que acontece entre eles.
• Com processos estruturados, a inteligência artificial já não encontra documentos soltos e consegue perceber onde está o processo, que regras existem e quem pode decidir.

Porque temos tanta tecnologia e continuamos na mesma

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A resposta de Daniel Gomes é simples: porque há muitos sistemas, mas poucos processos realmente geridos de ponta a ponta. Se entrasse hoje na maioria das organizações, diz, provavelmente encontraria dezenas de aplicações: ERP, CRM, gestão documental, recursos humanos, financeiro, portais, ferramentas colaborativas. E, mesmo assim, as pessoas continuam a trabalhar por email, a trocar ficheiros, a manter folhas de Excel paralelas e a perguntar umas às outras: “Em que ponto está este processo?”

O problema: cada sistema resolve só uma parte do trabalho

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O problema, defende, não é falta de tecnologia: na maioria dos casos até existe tecnologia a mais. O ERP trata uma parte, o CRM trata outra, a gestão documental guarda os documentos, o email assegura a comunicação e o Excel acaba por servir para acompanhar o que ficou no meio. Mas ninguém está verdadeiramente a gerir o processo de ponta a ponta.

O processo real atravessa todos os sistemas

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Um processo real começa num pedido, passa por várias pessoas, tem validações, regras, decisões e documentos, pode precisar de informação de diferentes sistemas e termina quando alguém executa uma ação e fica registado o que aconteceu.

O que é uma base digital comum

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Daniel Gomes chama-lhe base digital comum. Não significa substituir o ERP, o CRM ou os sistemas que a organização já tem, nem pôr tudo dentro de uma única aplicação gigante. Significa criar uma forma consistente de gerir o que acontece entre esses sistemas:

• um pedido entra pelo sítio certo;
• a informação necessária fica associada ao processo;
• cada pessoa sabe o que tem de fazer;
• as validações e aprovações ficam claras;
• os sistemas comunicam quando é necessário;
• é possível saber em que ponto está o processo;
• fica o histórico de tudo o que aconteceu.

Pode ser uma fatura, uma proposta comercial, uma contratação, uma candidatura, um pedido interno ou uma interação com um cliente, fornecedor ou cidadão. O contexto e as regras mudam, mas há uma estrutura que se repete: informação que entra, pessoas que intervêm, decisões que têm de ser tomadas e um resultado a alcançar.

Onde muitas organizações ainda ficam presas

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É este espaço, o trabalho que acontece entre os sistemas, que muitas organizações ainda não conseguiram resolver. Têm os sistemas, mas esse trabalho continua dependente de email, Excel e conhecimento informal. É por isso que, apesar de todo o investimento em tecnologia, muitas pessoas continuam a trabalhar praticamente da mesma forma.

O papel da Masterlink

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Na Masterlink, diz Daniel Gomes, é muito este o trabalho que fazem. Não chegam a uma organização com a intenção de substituir tudo o que já existe: pegam nos processos que atravessam pessoas, departamentos e sistemas e ajudam a organizá-los de ponta a ponta. Ligam a informação, definem as etapas, clarificam responsabilidades, integram com os sistemas existentes e criam uma base comum onde podem ser acrescentados novos processos, sem começar sempre do zero.

O ERP, o CRM e a gestão documental continuam a cumprir a sua função, mas deixam de trabalhar como peças isoladas e passam a participar num processo completo. Não se deita fora o que já existe: faz-se com que funcione melhor em conjunto.

E é também a base de que a inteligência artificial precisa. Segundo Daniel Gomes, quando existe um processo estruturado, a IA já não encontra apenas documentos soltos ou informação sem contexto: consegue perceber onde está o processo, que informação é relevante, que regras existem, quem pode decidir e o que deve acontecer a seguir.

A resposta à pergunta inicial

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Continuamos a trabalhar da mesma forma, conclui Daniel Gomes, porque comprámos sistemas para resolver partes do problema, mas muitas vezes ainda falta ligar e organizar o processo como um todo. Quando essa ligação existe, acontecem duas coisas: a organização retira mais valor da tecnologia em que já investiu e criam-se as condições para que a inteligência artificial traga valor real à operação.

Perguntas frequentes

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Em resumo

• Formulários, workflows, relatórios e aprovações acabam na mesma fila da equipa de TI, ao lado da segurança, das integrações e dos projetos estratégicos.
• Para Daniel Gomes, o problema não é a equipa de TI. É o modelo.
• A solução não é dar mais trabalho à equipa de TI, nem deixar cada departamento criar as suas próprias soluções. É dar autonomia ao negócio, mas dentro de regras.
• A pergunta que a organização devia fazer: estamos a usar a equipa de TI para aquilo que realmente só ela pode fazer?

Tudo vai parar à equipa de TI

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“Temos de pedir isso à equipa de TI.” É uma frase que Daniel Gomes diz ouvir muitas vezes nas organizações. Criar um formulário, alterar um workflow, fazer um relatório, automatizar uma aprovação ou adaptar um processo que mudou: tudo acaba na mesma fila.

Porque é que o backlog nunca pára de crescer

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A equipa de TI já tem muito em mãos: garantir a segurança, as integrações, a infraestrutura, o suporte e os projetos estratégicos, e ainda responder às necessidades de toda a organização. Por isso o backlog não pára de crescer.

O problema, defende Daniel Gomes, não é a equipa. É o modelo. Criaram-se organizações onde quase todas as necessidades digitais, mesmo as mais operacionais, dependem de perfis técnicos escassos, caros e difíceis de libertar. Depois há surpresa quando a transformação digital avança devagar.

Um processo simples que devia ser rápido

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Imagine-se uma área que precisa de criar um formulário, definir um workflow, atribuir responsabilidades e acompanhar o processo. Nada disto envolve uma grande inovação tecnológica. Mas, se tudo tiver de entrar na fila da equipa de TI, pode demorar semanas, não porque seja difícil, mas porque há prioridades concorrentes.

Uma organização presa entre duas realidades

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O negócio sabe exatamente o que precisa. A equipa de TI não consegue responder a tudo ao mesmo tempo. E a organização fica presa entre estas duas realidades.

A solução: autonomia dentro de regras

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A solução, segundo Daniel Gomes, não é dar mais trabalho à equipa de TI. Também não é deixar cada departamento criar as suas próprias soluções, porque aí surgem mais folhas de Excel, mais aplicações e mais processos isolados, e, ao fim de algum tempo, ninguém sabe onde está a informação.

O equilíbrio está no meio: dar autonomia às áreas de negócio, mas dentro de regras. É o que hoje se chama Citizen Development. Na prática, significa permitir que as equipas criem e melhorem processos sem dependerem da equipa de TI para cada pequena alteração, mas sempre de forma organizada, integrada e segura.

Como a Plataforma Masterlink torna isto possível

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A Plataforma Masterlink permite que as áreas de negócio criem e evoluam processos com autonomia, sem escrever código, sem abrir pedidos à equipa de TI para cada alteração e sem criar novas aplicações isoladas dentro da organização. Tudo acontece sobre uma base comum, com regras definidas, integração entre sistemas, segurança, governação e total visibilidade para a equipa de TI.

O resultado, nas palavras de Daniel Gomes: o negócio ganha velocidade e a equipa de TI ganha tempo para aquilo que realmente cria valor.

A pergunta que a sua organização devia fazer

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No fundo, a pergunta já não é “precisamos de mais pessoas na equipa de TI?”. É esta: estamos a usar a equipa de TI para aquilo que realmente só ela pode fazer? Quando o negócio ganha autonomia e a tecnologia deixa de ser um bloqueio, a transformação digital deixa de depender de uma fila de pedidos e começa finalmente a ganhar velocidade.

Perguntas frequentes

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