Beneficios clave
- Mayor simplicidad y rapidez para estructurar y automatizar diversos procesos de recopilación de información de múltiples entidades. Abandono de la recopilación, análisis, gestión y distribución de la información que antes se realizaba mayoritariamente en papel.
- Autonomía de los equipos de la IGF para crear, implementar y gestionar procesos y soluciones a medida de todas las necesidades y desafíos que vayan surgiendo.
- Gestión, dinamización y disponibilidad más ágil y rápida de la información en el sitio web.
«En pocos días conseguimos poner a disposición del cliente todo el entorno que necesitaba para el desarrollo de las aplicaciones de soporte al negocio. Todo ello, sin que tuviera que preocuparse por la infraestructura, los servidores, los equipos de TI, nada.»
Daniel Gomes, CEO de Masterlink
Problema
La Inspección General de Finanzas (IGF) se enfrentaba a dos desafíos: estructurar y automatizar diversos procesos de recopilación de información de múltiples entidades que, por ley, debía recibir y tratar; y dinamizar la publicación de contenidos e información en su sitio web.
En el primer caso, la IGF necesitaba agilizar, estructurar y automatizar los distintos procesos de recopilación y gestión de toda la información que no solo se generaba y compartía internamente, sino que también procedía de múltiples entidades externas, inspectores, administración local y comunidades intermunicipales, organismos tutelares, ministerios, regiones autónomas, entre otros ejemplos.
La distribución, recopilación, análisis, tratamiento y gestión de la información tenía que ser más rápida, precisa, fiable, dinámica y centralizada. La recopilación de los procesos de información se basaba esencialmente en papel o en archivos de Excel no estructurados, lo que dificultaba la organización, el análisis y el tratamiento de la información. Esto abría además un mayor margen de error y hacía que todos los procesos fueran lentos.
Además, hasta la implementación de la plataforma Masterlink, los contenidos del sitio web de la institución se desarrollaban mediante la creación de páginas estáticas por parte de técnicos de la IGF. El proceso era lento y requería la contratación de técnicos con conocimientos especializados. Existía, por lo tanto, la necesidad de optimizar y dinamizar la publicación y disponibilidad de la información.
Solución y ventajas
Con la plataforma Masterlink, la IGF desarrolló un conjunto de aplicaciones de soporte para sus procesos internos y externos. Además, optimizó y automatizó toda la gestión de contenidos e información en su sitio web.
La tecnología no-code de Masterlink dio a los equipos de la IGF toda la autonomía para crear, implementar y gestionar soluciones a medida de sus necesidades y desafíos. En 2023, la IGF contaba con más de 14 soluciones activas que ofrecían funcionalidades integrales para la automatización, la gestión de datos y la colaboración.
Entre las soluciones desarrolladas se encuentran: aplicaciones de gestión de procesos internos; herramientas de análisis de datos e informes; aplicación de gestión de RR. HH.; procesos de colaboración y distribución de información; sistema de autenticación de usuarios externos y control de seguridad; procesos de gestión documental (almacenamiento, organización, recuperación y distribución eficiente de documentos).
Gracias a la flexibilidad y la sencillez de uso de la plataforma Masterlink, los equipos de inspección no necesitan depender de recursos de TI especializados internos ni de equipos externos para el desarrollo y la gestión de sus procesos. Con una colaboración de 19 años con Masterlink, la IGF ha logrado crear la mayoría de las aplicaciones con solo una o dos personas, siendo estos mismos profesionales quienes se encargan también de su gestión y actualización.
«Una vez probado, ajustado y entregado al área de la IGF responsable del proceso, hasta se nos olvida que está en funcionamiento. Es extremadamente eficiente y fiable. La curva de aprendizaje es muy reducida, por lo que todo el desarrollo y la gestión quedan del lado de nuestros equipos.»
José Oliveira, Audit Team Leader en la IGF
Resultados
Las soluciones desarrolladas con la plataforma no-code de Masterlink han tenido un impacto positivo en diferentes áreas.
Aumento de la eficiencia en las auditorías
La información pública pasó a estar disponible más rápidamente, de forma más agregada y organizada, lo que no solo facilitó el acceso a los datos, sino que también reforzó la transparencia entre los organismos públicos y los ciudadanos.
Internamente, la distribución, el tratamiento y la gestión de toda la información resultan mucho más sencillos, rápidos, fiables y organizados. Esto permitió ganancias de productividad, la reasignación de equipos a áreas críticas o de mayor necesidad y el acceso a datos agregados que posibilitan una toma de decisiones más rápida y fundamentada. También facilitó el cruce rápido y sencillo de información entre diferentes áreas y, gracias a la solución de gestión de usuarios externos de vigilancia, una mejora significativa de la seguridad y de la capacidad de respuesta.
Optimización en la gestión de recursos
Además, gracias a la sencillez de uso y a la flexibilidad que ofrece, con la plataforma no-code de Masterlink la IGF logró reducir los recursos técnicos destinados a procesos de gestión de información, públicos y privados, y reasignar a esos profesionales a áreas más complejas. También redujo la necesidad de contratar recursos técnicos externos, los costes y la obligación de depender de terceros para gestionar sus soluciones de información.
Comunicación eficaz y con mayor transparencia
Externamente, las entidades que, por ley, deben proporcionar información a la IGF pasaron a utilizar una plataforma electrónica estable, con una interfaz amigable y fácil de usar, que permite la recopilación y distribución de información sin necesidad de enviar documentos en papel. La información llega más rápido, ya estructurada y con menor probabilidad de errores o falta de datos. La comunicación entre organismos es así más fluida, transparente, ágil y organizada.
A nivel global, destacan también las ganancias en estabilidad, la capacidad de integración con los sistemas existentes y el reducido tiempo de implementación y disponibilidad para los usuarios.
Beneficios de las aplicaciones desarrolladas con la plataforma Masterlink
- Información disponible más rápidamente, de forma más agregada y organizada.
- Distribución, tratamiento y gestión de toda la información más sencillos, rápidos y fiables.
- Ganancias de productividad.
- Desmaterialización y reducción/eliminación del papel.
- Reducción de errores/falta de información.
- Comunicación entre organismos más fluida.
- Reasignación de recursos anteriormente dedicados al desarrollo de TI a áreas críticas y de mayor necesidad.
- Acceso a datos agregados que permiten una toma de decisiones más rápida y fundamentada.
- Análisis sencillo y cruce rápido de información.
- Reducción de la necesidad de contratar recursos técnicos externos. Un equipo de 1 a 2 personas desarrolló todos los procesos.
- Reducción de costes.
- Eliminación de la dependencia de terceros para gestionar sus soluciones de información.
- Ganancias de estabilidad.
- Capacidad de integración con el sistema existente.
- Tiempos de implementación y disponibilidad para los usuarios mucho más reducidos.
- Mayor transparencia entre los organismos públicos y los ciudadanos.
«La flexibilidad y la facilidad de uso que ofrece la plataforma no-code de Masterlink nos ha permitido, tras la definición y construcción de un proceso, entregar todos los procesos a los equipos de inspección, que ahora los gestionan de forma autónoma y tratan la información de manera estructurada, liberando así al equipo de TI para otras tareas.»
José Oliveira, Audit Team Leader en la IGF
