Problema
Quase dois mil milhões de euros, 25 % do orçamento do Ministério da Saúde, destinam-se a medicamentos. Deste valor, um décimo é contemplado pelo Acordo Apifarma. Interessava aqui criar uma solução para monitorizar, auditar e fiscalizar as faturas emitidas pelas farmacêuticas – quem vende os medicamentos – e também das notas de crédito que estivessem ao abrigo deste acordo. Esse acordo envolve a ACSS (Administração Central do Sistema de Saúde), as diversas instituições e hospitais do Serviço Nacional de Saúde, o Ministério da Saúde e a Indústria Farmacêutica.
As questões a responder no imediato para as faturas (e também notas de crédito) ao abrigo deste acordo eram: a fatura está conforme? Já foi paga? O valor corresponde? Há aprovação pelo hospital? Existe concordância entre as partes envolvidas quanto a determinadas faturas? Como e quem resolve o desentendimento entre as partes (hospital e farmacêutica)?
Solução
A materialização deste problema passou pela criação de um fluxo de aprovação composto por várias fases por onde passa a fatura, a par de grupos de utilizadores distintos com credenciais próprias conforme a fase em que a fatura se encontra. Ora, esta realidade encaixou como uma luva na arquitetura da Plataforma Masterlink – com motores próprios para a configuração deste tipo de atividade de negócio –, daí que a solução tenha ganho vida em menos de uma semana.
A aplicação alimenta-se de processos paralelos onde há registo de hospitais e farmacêuticas, ao mesmo tempo que cada fatura só é trabalhada pelos perfis de utilizadores autorizados conforme a fase onde se encontra e o hospital/instituição a que pertencem.
Vantagens
Para além da monitorização e fiscalização referidas acima e, também, a auditoria a estes documentos, consegue-se ao mesmo tempo a recolha de informação estruturada, com uma diminuição muito considerável de trabalho administrativo, para além de que permite o acompanhamento em tempo real das faturas no seu fluxo de aprovação/rejeição, e da execução dos contratos subjacentes.
Há depois um conjunto de vantagens inerentes ao facto da aplicação se encontrar ‘alojada’ na Plataforma Masterlink, o que permite escalá-la com facilidade, e, ao mesmo tempo, oferecer autonomia para os utilizadores da ACSS poderem eles mesmo acrescentar novos campos, novas fases e configurar de forma amigável e num contexto visual todas as necessidades que vão aparecendo com o tempo.
