A Morais Leitão, uma das sociedades de advogados mais prestigiadas do país, reformulou o seu processo de construção de propostas com o apoio da plataforma no-code da Masterlink. O projeto, liderado pela equipa de Business Development & Client Care, permitiu uniformizar a comunicação e imagem institucional, aumentar a eficiência e dotar as equipas internas de uma ferramenta simples, autónoma e totalmente integrada com os sistemas da Sociedade.
Benefícios-chave
1. Uniformização e reforço da imagem de marca
Todas as propostas seguem o mesmo padrão visual e informativo consistente, reforçando a identidade da Morais Leitão em todas as áreas de prática e geografias.
2. Autonomia e eficiência na criação de propostas
As equipas internas passam a poder gerar propostas completas, em formato PowerPoint, sem necessidade de edição manual de documentos ou apoio técnico, libertando a equipa de Business Development & Client Care para trabalho de maior valor acrescentado.
3. Integração com sistemas internos e redução de esforço
A plataforma Masterlink está integrada com o sistema Microsoft Dynamics, garantindo que a informação é registada uma única vez e reaproveitada na geração das propostas.
4. Adoção rápida e escalabilidade
A solução serve hoje cerca de 500 utilizadores, com mais de 20 templates ativos em português e inglês, adaptados a diferentes escritórios e tipos de documentos.
O desafio: Automatizar o processo de elaboração de propostas
Antes da implementação da Masterlink, o processo de construção de propostas na Morais Leitão passava pela edição manual dos templates, em Word e PowerPoint.
Estes templates foram objeto de revisão e atualização pelas equipas da Morais Leitão, aproximando-os das novas exigências e tendências de mercado.
Na senda deste processo de simplificação, a Morais Leitão decidiu avançar para uma solução tecnológica mais user friendly e de maior autonomia, precavendo futuras e inevitáveis atualizações do template.
A solução: um “fato à medida” da Morais Leitão
Com base na plataforma no-code da Masterlink, foi desenvolvida uma solução colaborativa que reflete de forma fiel a forma como a Morais Leitão pensa e constrói as suas propostas.
A nova solução permite:
- Criar templates dinâmicos e colaborativos, em que cada interveniente (advogado secretariado ou equipas de gestão) contribui diretamente através de formulários web;
- Combinar módulos (equipa, experiência, honorários,entre outros) consoante o cliente e o contexto, partindo de um template base“a 100%” e gerando propostas a 90%, 70% ou 50%, conforme necessário;
- Automatizar a geração de PowerPoint no final do processo, assegurando uniformidade gráfica e de conteúdo;
- Disponibilizar templates específicos por escritório e idioma, mantendo uma lógica comum, com adaptações locais.
Do lado da Morais Leitão, o trabalho foi conduzido por uma equipa funcional, sem perfil técnico ou de programação, que definiu claramente os requisitos da ferramenta e do documento final.
“Foram três pessoas que não percebem nada de programação a dizer: ‘É isto que queremos’. E a plataforma permitiu exatamente isso.”
— Margarida Pratas, Business Development & Client Care, Morais Leitão
Do lado da Masterlink, a capacidade de traduzir a linguagem e as especificidades da advocacia para tecnologia foi determinante:
“A equipa da Masterlink conseguiu compreender e traduzir a linguagem dos advogados para a tecnologia. Isso fez toda a diferença.”
— Margarida Pratas, Business Development & Client Care, Morais Leitão
A solução foi implementada em cerca de quatro meses, com envolvimento direto da equipa funcional da Morais Leitão e dos consultores da Masterlink, entrando em produção após a integração com os sistemas internos e as validações de segurança.
Integração com o Microsoft Dynamics: uma única fonte de verdade
Um dos marcos mais relevantes do projeto foi a integração da plataforma Masterlink com o Microsoft Dynamics.
A informação é registada uma única vez no Dynamics e reaproveitada automaticamente na geração de propostas, evitando:
- Duplicaçāo de dados;
- Erros por reintrodução manual;
- Perda de tempo em tarefas administrativas repetitivas.
“Quando chegamos à plataforma, a informação relevante já lá está. Basta introduzi-la uma vez no nosso sistema, e ela é automaticamente integrada na proposta.”
— Sílvia Fernandes, Business Development & Client Care, Morais Leitão
Escala, flexibilidade e adoção transversal
Atualmente, a solução é utilizada por cerca de 500 utilizadores da sociedade, distribuídos por diferentes geografias e equipas. Foram já criados mais de 20 templates, em português e inglês, adaptados às realidades de cada escritório.
“Hoje conseguimos gerir mais de 20 templates, adaptados às diferentes realidades da nossa organização.”
— Margarida Pratas, Business Development & Client Care, Morais Leitão
A adoção foi rápida e natural, incluindo por utilizadores menos próximos da tecnologia. Em sessões de formação inicialmente planeadas para cerca de 1h30, os conteúdos essenciais ficaram cobertos em aproximadamente 45 minutos, graças à familiaridade dos utilizadores com a lógica da ferramenta.
“Precisávamos de uma solução flexível, rápida e que nos desse autonomia. Foi isso que a Masterlink nos deu.”
— Sílvia Fernandes, Business Development & Client Care, Morais Leitão
“Com esta ferramenta, qualquer pessoa pode preparar uma proposta, e a imagem da sociedade está sempre alinhada.”
— Sílvia Fernandes, Business Development & Client Care, Morais Leitão
Resultados: mais autonomia, mais foco e maior alinhamento com a marca
A nova solução trouxe ganhos concretos e imediatos para a Morais Leitão:
1. Redução de tempo e esforço na produção de propostas
Propostas simples deixam de depender da equipa de Business Development & Client Care, podendo ser preparadas diretamente pelas equipas de advogados ou secretariado, de forma mais rápida e estruturada.
“O impacto foi enorme: mais eficiência, mais autonomia e menos dependência de outras equipas.”
— Sílvia Fernandes, Business Development & Client Care, Morais Leitão
2. Uniformização e reforço da identidade institucional
Todas as propostas seguem agora um padrão visual e informativo coerente, reforçando a identidade da marca Morais Leitão em todos os escritórios e áreas jurídicas.
3. Sistema adaptado ao negócio, com adoção imediata
Por ter sido desenhado à medida do processo real da Morais Leitão, e não o inverso, o sitema teve uma adoção praticamente imediata, reduzindo resistências e simplificando a formação.
“Quando o sistema é desenhado à medida do negócio – e não o negócio à medida do sistema – a magia acontece: a adoção deixa de ser um problema. As pessoas olham para a aplicação, reconhecem a sua realidade e começam a usá-la quase de forma imediata.”
— Daniel Gomes, CEO, Masterlink
Segurança, conformidade e tecnologia de confiança
A solução está alojada em cloud (AWS) e cumpre os requisitos rigorosos exigidos pela Morais Leitão, entidade certificada com ISO 27001, incluindo:
- Autenticação integrada com Office 365;
- Controlo de permissões por perfil de utilizador.
Fatores críticos de sucesso
- Entendimento profundo do negócio e da linguagem da advocacia;
- Envolvimento direto da equipa funcional da Morais Leitão desde o início, sem necessidade de perfis técnicos internos;
- Consultores da Masterlink focados no negócio e não no código, com capacidade para “falar a linguagem do cliente”;
- Plataforma no-code flexível, segura e intuitiva, assente em tecnologia cloud de referência;
- Tecnologia nacional, fator valorizado pela Morais Leitão;
- Integração eficaz com o Microsoft Dynamics, evitando redundâncias e melhorando o controlo do processo;
- Relação de parceria, com grande disponibilidade e rapidez de resposta nas várias fases do projeto.
“Foi muito fácil trabalhar convosco. Houve sempre boa relação, clareza e espírito de colaboração.”
— Margarida Pratas, Business Development & Client Care, Morais Leitão
Conclusão: uma solução à medida, com impacto real
O projeto desenvolvido com a Morais Leitão demonstra que a transformação digital em contextos exigentes, como o setor jurídico, vai muito além da tecnologia. Exige compreensão profunda do negócio, soluções desenhadas à medida e uma verdadeira lógica de parceria.
A plataforma Masterlink tornou-se parte integrante do processo de propostas da sociedade, elevando o padrão de comunicação e gerando ganhos claros em agilidade, controlo, consistência e autonomia. Uma solução que começou nas propostas, mas que abre caminho à automatização de outros documentos e processos em organizações com desafios semelhantes.
