Benefícios-chave
- Maior simplicidade e rapidez em estruturar e automatizar diversos processos de recolha de informação de múltiplas entidades. Abandono da recolha, análise, gestão e partilha da informação que era feita maioritariamente em papel.
- Autonomia das equipas da IGF para criarem, implementarem e gerirem processos e soluções à medida de todas as necessidades e desafios que forem surgindo.
- Gestão, dinamização e disponibilização mais ágil e célere da informação no site.
“Em poucos dias conseguimos disponibilizar ao cliente todo o ambiente que necessitam para desenvolvimento das aplicações de suporte ao negócio. Tudo, sem que este tenha de se preocupar com infraestrutura, servidores, equipas de TI, nada.”
Daniel Gomes, CEO na Masterlink
Problema
A Inspeção-Geral de Finanças (IGF) enfrentava dois desafios: estruturar e automatizar diversos processos de recolha de informação de múltiplas entidades que, por lei, tinha de receber e tratar; e dinamizar a publicação de conteúdos e informação no seu site.
No primeiro caso, a IGF precisava agilizar, estruturar e automatizar os distintos processos de recolha e gestão de toda a informação que era, não só gerada e partilhada internamente, mas também proveniente de múltiplas entidades externas, inspetores, administração local e comunidades intermunicipais, tutela, ministérios, regiões autónomas, entre outros exemplos.
A partilha, recolha, análise, tratamento e gestão da informação tinha de ser mais rápida, precisa, fiável, dinâmica e centralizada. A recolha dos processos de informação tinha essencialmente por base o papel ou ficheiros Excel não estruturados, o que dificultava a organização, análise e tratamento da informação. Abria ainda maior margem para erros e tornava todos os processos morosos.
Além disso, até à implementação da plataforma Masterlink, os conteúdos do website da instituição eram desenvolvidos através da construção de páginas estáticas por técnicos da IGF. O processo era moroso e requeria a contratação de técnicos com conhecimento especializado. Havia, portanto, a necessidade de otimizar e dinamizar a publicação e disponibilização da informação.
Solução e vantagens
Com recurso à Plataforma Masterlink, a IGF desenvolveu um conjunto de aplicações de suporte para os seus processos internos e externos. Além disso, otimizou e automatizou toda a gestão de conteúdos e informação no seu site.
A tecnologia no-code da Masterlink deu às equipas da IGF toda a autonomia para criarem, implementarem e gerirem soluções à medida das suas necessidades e desafios. Em 2023, a IGF tinha mais de 14 soluções ativas que ofereciam funcionalidades abrangentes para automação, gestão de dados e colaboração.
Entre as soluções desenvolvidas estão: aplicações de gestão de processos internos; ferramentas de análise de dados e relatórios; aplicação para gestão de RH; processos de colaboração e partilha de informações; sistema de autenticação de utilizadores externos e controlo de segurança; processos de gestão de documentos (armazenamento, organização, recuperação e partilha eficiente de documentos).
Graças à flexibilidade e à simplicidade de utilização da Plataforma Masterlink, as equipas de inspeção não necessitam de estar dependentes de recursos de TI especializados internos ou de equipas externas para o desenvolvimento e gestão dos seus processos. Com uma parceria de 19 anos com a Masterlink, a IGF conseguiu criar a maioria das aplicações com recurso a apenas uma ou duas pessoas, sendo que a gestão e atualização das mesmas é feita igualmente por estes profissionais.
“Depois de testado, afinado e entregue à área da IGF responsável pelo processo, até nos esquecemos que está em funcionamento. É extremamente eficiente e fiável. A curva de aprendizagem é muito reduzida, portanto todo o desenvolvimento e gestão está do lado das nossas equipas.”
José Oliveira, Audit Team Leader na IGF
Resultados
As soluções desenvolvidas com base na plataforma no-code da Masterlink impactaram positivamente diferentes áreas.
Aumento da eficiência nas auditorias
A informação pública passou a estar disponível mais rapidamente, de uma forma mais agregada e organizada, o que facilitou não só o acesso aos dados, mas também reforçou a transparência entre os organismos públicos e os cidadãos.
Internamente, a partilha, tratamento e gestão de toda a informação está muito mais facilitada, é mais rápida, mais fiável e mais organizada. Isto permitiu ganhos de produtividade, realocação de equipas para áreas críticas ou de maior necessidade e o acesso a dados agregados que permitem tomadas de decisão mais rápidas e fundamentadas. Permitiu também o fácil e rápido cruzamento de informação entre diferentes áreas e, devido à solução de gestão de utilizadores externos de vigilância, um melhoramento significativo da segurança e da capacidade de resposta.
Otimização na gestão de recursos
Para além disto, devido à simplicidade de utilização e à flexibilidade que oferece, com a plataforma no-code da Masterlink a IGF conseguiu reduzir os recursos técnicos alocados a processos de gestão de informação, públicos e privados, e realocar esses profissionais a áreas mais complexas. Reduziu também a necessidade de contratar recursos externos técnicos, os custos e a obrigação de estar dependente de terceiros para gerir as suas soluções de informação.
Comunicação eficaz e com maior transparência
Externamente, as entidades que, por lei, têm de prestar informação à IGF passaram a utilizar uma plataforma eletrónica estável, com uma interface amigável e de fácil utilização, que permite a recolha e partilha de informação sem necessidade de envio de documentos em papel. A informação chega mais rapidamente, já estruturada e com menor probabilidade de erro/falta de dados. A comunicação entre organismos é assim mais fluida, transparente, ágil e organizada.
No global destacam-se ainda ganhos de estabilidade, capacidade de integração com sistema existentes e o reduzido tempo de implementação e de disponibilização aos utilizadores.
Benefícios das aplicações desenvolvidas com a Plataforma Masterlink
- Informação disponível mais rapidamente, de uma forma mais agregada e organizada.
- Partilha, tratamento e gestão de toda a informação mais facilitada, rápida e fiável.
- Ganhos de produtividade.
- Desmaterialização, redução/abandono do papel.
- Redução de erros/falta de informação.
- Comunicação entre organismos mais fluida.
- Realocação de recursos anteriormente presos ao desenvolvimento de TI para áreas críticas e de maior necessidade.
- Acesso a dados agregados que permitem tomadas de decisão mais rápidas e fundamentadas.
- Fácil análise e rápido cruzamento de informação.
- Redução da necessidade de contratar recursos externos técnicos. Uma equipa de 1 a 2 pessoas desenvolveu todos os processos.
- Redução de custos.
- Eliminação da dependência de terceiros para gerir as suas soluções de informação.
- Ganhos de estabilidade.
- Capacidade de integração com sistema existente.
- Tempos de implementação e de disponibilização aos utilizadores muito mais reduzidos.
- Transparência entre os organismos públicos e os cidadãos aumentada.
“A flexibilidade e facilidade de utilização que a plataforma no-code da Masterlink oferece permitiu-nos, após a definição e construção de um processo, entregar todos os processos às equipas de inspeção, que agora os gerem de forma autónoma e tratam a informação de forma estruturada, libertando a equipa de TI para outras tarefas.”
José Oliveira, Audit Team Leader na IGF
