Acesso fácil às informações que precisa, diferentes possibilidades de análise, agilidade na tomada de decisão e tempo suficiente para se dedicar ao que realmente importa. Estas são algumas das vantagens proporcionadas pela centralização da informação nas empresas.
No entanto, muitas organizações ainda não exploram estes benefícios. É muito comum ver dados espalhados pelos sistemas utilizados nas empresas, o que dificulta os processos de análise para a tomada de decisão e impede uma visão clara e única sobre o negócio.
Para evitar este cenário, saiba agora o que é a centralização da informação e como colocá-la em prática na sua empresa.
Nesta publicação vai encontrar os seguintes tópicos:
- O que é a centralização da informação
- Principais vantagens da centralização da informação
- Como centralizar a informação na sua empresa
O que é a centralização da informação
Centralizar a informação significa ter uma estrutura comum na qual as equipas têm acesso aos dados da empresa que sejam relevantes para as suas atividades. Nesta estrutura podem estar desde relatórios de gestão, dados financeiros e contábeis, registos do desempenho operacional dos projetos, informações de Recursos Humanos, entre outros.
A centralização possibilita que as diferentes equipas trabalhem em sincronia, com acesso facilitado à informação de que precisam. Ao mesmo tempo, os próprios colaboradores também são responsáveis por contribuir e “alimentar” este sistema.
Por exemplo, num portal de intranet é possível ter todas as informações dos funcionários – dados úteis para processos como formações, férias, contratações, demissões, entre outros. Com a ajuda da tecnologia, estas informações podem ser incluídas, armazenadas e acedidas de forma prática, tanto pelos gestores, quanto pelos próprios colaboradores.
É evidente que a centralização aumenta a produtividade dos profissionais e consequentemente traz benefícios para a empresa. Com a ajuda da tecnologia, os colaboradores perdem menos tempo com as tarefas burocráticas e mesmo com a procura de informações ou a partilha de dados. Adicionalmente, têm mais tempo para trabalhar no que realmente importa.
Veja abaixo outros benefícios que as empresas podem ganhar com a centralização da informação.
Principais vantagens da centralização da informação
São muitas as vantagens em ter as informações da empresa localizadas numa determinada estrutura e a melhor parte é que um benefício acaba por levar a outro e assim por diante.
Por exemplo, ao ter tudo centralizado, a gestão da informação e os processos de cada departamento da empresa são feitos numa só base de dados. O resultado é uma melhor organização das informações e, consequentemente, fica mais fácil ter uma visão global do negócio. Além disso, uma maior organização interna evita a perda de dados e documentos importantes.
A segurança é outro aspeto positivo a ser considerado na escolha de um sistema para a centralização da informação. Embora a ideia principal seja facilitar o acesso aos dados da empresa, é preciso haver uma regulação.
Numa plataforma no-code, por exemplo, a resposta a este desafio acontece através da gestão de acesso, que permite o registo de utilizadores e a definição de diferentes perfis com as devidas autorizações do que podem ou não aceder. Isto facilita a definição de regras de segurança sobre determinadas áreas ou recursos.
Outro ponto positivo é a melhoria na comunicação entre os departamentos. A centralização da informação possibilita uma comunicação unificada entre os diferentes setores, além de permitir a rastreabiliade das ações. Isto significa que fica mais fácil saber quais atividades estão a ser feitas e quem é o responsável por cada etapa de execução.
Como resultado, os gestores conseguem ter uma visão sistémica do negócio, o que garante mais agilidade na tomada de decisão.
Outro benefício é a fiabilidade da informação. Como os dados passam por regras de categorização e estão sempre a ser atualizados, acabam por se tornarem mais confiáveis. Esta característica também facilita na tomada de decisão, uma vez que os gestores têm mais segurança sobre as informação que possuem.
Por fim, dentre os principais benefícios está o ganho de tempo. Com a informação centralizada diminuem os passos para aceder a dados importantes. Isto permite que os colaboradores dediquem mais tempo em tarefas que realmente fazem a diferença para o crescimento da empresa.
Como centralizar a informação da sua empresa
A organização da informação é uma tarefa desafiadora e que vai exigir esforços de todas as equipas. Para além da tecnologia e dos processos, a centralização da informação exige uma mudança cultural na empresa. Através da cultura de colaboração é que será posssível derrubar as barreiras, aumentar a sinergia entre as equipas e potenciar a comunicação.
É preciso pensar na centralização como um investimento feito pela empresa para aprimorar o fluxo de trabalho e garantir continuidade aos processos de forma eficiente.
Para garantir segurança e agilidade, o indicado é apoiar-se numa tecnologia com todas as funcionalidades necessárias para implementar um esquema de centralização de dados. Através de uma plataforma no-code, por exemplo, pode-se criar aplicações que possibilitam a centralização da informação.
Com a Plataforma Masterlink é possível criar um sistema para fazer a gestão de toda a informação da empresa numa base de dados centralizada. Para que isto seja possível, a Masterlink implementa um conjunto base de processos através da sua plataforma no-code, que pode ser acedida a partir de qualquer dispositivo com ligação à Internet.
A tecnologia no-code da Masterlink permite ainda gerir todo o ciclo de vida da informação e criar automatismos que facilmente se adaptam às reais necessidades do negócio.
Uma vez que passe a dispor da Plataforma Masterlink, o utilizador pode ir além e evoluir a sua aplicação conforme as suas necessidades. Pode, por exemplo, criar dashboards ou relatórios para ter a informação de gestão que necessita.
A Plataforma Masterlink tem como base um gestor de conteúdos e funciona em ambiente web, o que permite um acesso fácil, através de um browser.
Comece a centralizar a informação da sua empresa agora. Entre em contacto com a Masterlink e saiba como aplicar a tecnologia no-code na sua realidade.
