A automação é a transformação de um processo usualmente feito de forma manual para uma execução automática e independente, através do uso da tecnologia. Em resumo, é a utlização de uma ferramenta tecnológica e da integração de sistemas para fazer a gestão de tarefas.
Neste contexto, a automação ou digitalização de processos une a tecnologia às atividades do dia a dia dentro da empresa para melhorar a produtividade e evitar erros. É possível eliminar tarefas repetitivas, ganhar tempo e impedir que o trabalho precise ser feito novamente.
As etapas de um processo – desde a coleta, análise e até o armazenamento da informação – são transformadas e executadas através da tecnologia. Com isso, além de tornar as tarefas mais simples, a criação de automatismo possibilita a centralização da informação e facilita a monitorização de dados e a produção de relatórios.
Qualquer área da empresa pode passar pela digitalização dos seus processos. No departamento financeiro, por exemplo, a tecnologia pode ser útil de diferentes formas, desde a produção de relatórios até a compra e pagamento de serviços ou produtos.
Por exemplo, num processo de compra é possível dividir a ação em etapas: solicitação de um departamento, aprovação do gestor, encaminhamento para o fornecedor. Neste caso, o processo todo é feito apenas a carregar alguns botões, num sistema único, sem precisar aceder ao e-mail, telefone etc.
Portanto, com a digitalização dos seus processos, a empresa consegue melhorar o fluxo de atividade e, consequentemente, reduzir custos, aumentar a produtividade, ter poder de rastreabilidade e controlo da informação da organização.
Como automatizar os processos de uma organização
Quando se fala em automação é muito comum pensar num processo de produção, com máquinas a fabricarem diferentes partes de um produto. Neste caso não se trata de algo material, tangível, mas há um sistema com etapas, sendo que, neste caso, o produto é a informação.
Neste tipo de processo há a integração de diferentes sistemas e a gestão sequencial das atividades. Por exemplo: a digitalização cria avisos de execução da tarefa, mostra prazos, indica quando há alguma tarefa em atraso, possibilita que as atividades sejam encaminhadas, produz relatórios, envia automaticamente mensagens, entre outros.
As possibilidades são tantas, que a depender da forma como o sistema for montado, um processo automatizado pode tomar decisões no lugar do utilizador.
No entanto, para que tudo isso seja possível, é preciso existir um intervenção humana para montar este sistema. Assim, com a ajuda de uma pessoa, são criadas as regras para o fluxo da informação dentro do processo em questão.
Por isso, para começar a automatizar é preciso, primeiramente, ver de forma ampla e completa todas as tarefas e setores da empresa. Assim, será possível identificar quais atividades podem e precisam ser automatizadas e quais processos necessitam estar interligados entre os departamentos.
Quando a empresa estiver em posse de toda esta informação, bem como o passo a passo das tarefas a serem digitalizadas é que deve procurar um software para criar sistemas de automação.
As plataformas no-code costumam ser ferramentas muito utilizadas por empresas que procuram automatizar os seus processos.
Através de uma plataforma no-code, como a da Masterlink, é possível criar regras de negócio, definir fluxos e conectar as tarefas entre os diferentes departamentos. Tudo feito por pessoas do próprio negócio e com autonomia para criar novos automatismos de forma contínua.
Veja aqui outras vantagens da Plataforma Masterlink.
Tipos de processos que podem ser automatizados
A automação pode ser utilizada nas tarefas mais simples até nas mais complexas. O uso da tecnologia também pode ser focado tanto nos processos internos como externos. Isso significa que qualquer processo de uma empresa que necessita de melhorias pode passar a ser totalmente ou parcialmente automatizado.
São exemplos de processos automatizados:
- Gestão de Recursos Humanos: registo de dados dos funcionários com a possibilidade de gestão de pessoas, avaliações, registo de folhas de horas e férias.
- Serviços técnicos de TI: gestão de tickets de suporte, como o fluxo de registos de um formulário criado por clientes, com fluxo de atendimento.
- Vendas: gestão de clientes, gestão de contratos, projetos e novas oportunidades.
- Gestão de organograma institucional: registos das unidades orgânicas de uma instituição, com gestão de utilizadores e perfis.
- Contratação Pública: gestão e tramitação dos processos de pedidos aquisitivos de ordem pública.
- Candidaturas: submissão de candidaturas para um processo de avaliação e fluxo de aprovações de avaliadores.
Portanto, um processo automatizado é aquele que facilita a rotina de trabalho ao fazer de forma automática atividades que antes seriam feitas manualmente por alguma pessoa.
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