Problema
Uma das vertentes do trabalho realizado pela Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente (SG-MAMB) passa pela gestão, controlo e monitorização de necessidades, bens e serviços – não só entre a SG-MAMB e os seus parceiros, tais como a Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (IGAMAOT), o Programa Operacional Sustentabilidade e Eficiência no Uso de Recursos (POSEUR), a Direção Geral do Território (DGT), o Instituto da Habitação e da Reabilitação Urbana (IHRU), a Agência Portuguesa do Ambiente (APA) e o Laboratório Nacional de Energia e Geologia (LNEG), como também entre os seus fornecedores. Devido à grande dimensão e particularidades desta rede, as soluções de software até à data utilizadas para essa gestão (assim como a sua articulação) não eram suficientes para rentabilizar a agregação dos produtos e serviços, uma vez que muitos documentos e comunicações eram realizados de forma fragmentada, não existindo um controlo efetivo do que estava realmente a ser executado.
Solução e vantagens
Com a tecnologia Masterlink, foi desenvolvida a aplicação “Central de Compras” – uma plataforma online que permite a gestão, o controlo e a monitorização de contratos de bens e serviços entre a SG-MAMB, e os seus fornecedores e parceiros. Esta solução permite que todas as entidades envolvidas atuem diretamente nos processos em diferentes fases, que vão desde o processo de agregação de necessidades das entidades, à preparação da consulta ao mercado, que leva à adjudicação e registo de contratos, até ao acompanhamento e controlo da sua execução através do processo de requisições.
Uma das grandes mais-valias desta aplicação é desmaterialização documental e a centralização da informação, pois permite a integração de todos os documentos e comunicações realizados de todas as entidades numa única plataforma online. Por sua vez, permite também uma maior escalabilidade ao nível dos contratos, uma vez que o número de utilizadores a participar nos diversos processos de trabalho é ilimitado.
A aplicação “Central de Compras” confere a todas as entidades envolvidas uma maior transparência, fundamental no âmbito da gestão do serviço público. Com todos os documentos integrados numa única plataforma, é possível a todos os colaboradores da rede e parceiros aceder à informação disponível.
Com a respectiva formação sobre o funcionamento da tecnologia Masterlink, os colaboradores podem ainda intervir no respetivo âmbito de atuação nos vários processos de trabalho da aplicação, como por exemplo, na gestão de produtos, gestão de contratos e aprovação de faturas. Não sendo necessário possuir conhecimentos de programação para utilizar esta ferramenta, as entidades têm total autonomia para desenhar e adaptar os respetivos processos e atividades.
