Benefícios-chave
- Maior eficiência na gestão da informação dos diversos fundos e políticas ambientais, agora centralizada num único portal web.
- Ganho de tempo e aumento na capacidade de resposta com a automatização dos processos e a criação de soluções à medida, promovendo uma colaboração eficiente entre equipas internas e externas.
- Maior autonomia da equipa na evolução contínua da solução, resultando na redução de custos com recursos humanos e menor necessidade de suporte externo.
Problema e desafios
A criação do Fundo Ambiental visou centralizar a gestão de quatro fundos preexistentes, que foram extintos. O objetivo era integrar todos os recursos num só fundo e promover uma gestão mais eficiente, garantindo maior eficácia na implementação das políticas ambientais.
No entanto, à data da sua criação, o Fundo Ambiental contava já com aproximadamente 270 mil utilizadores registados, o que tornava ainda mais desafiante a gestão de candidaturas e programas de apoio. Além disto, o Fundo era um projeto novo e complexo, com uma forte pressão para um lançamento num curtíssimo espaço de tempo, com uma equipa reduzida e recém-alocada.
Até então, a gestão dos diferentes fundos envolvia o uso de plataformas dispersas, email, folhas de Excel e outras ferramentas convencionais, o que gerava processos mais lentos, complexos e suscetíveis a erros e falta de informação. Adicionalmente, era muito complicado assegurar a análise, auditoria e produção de relatórios.
Neste contexto, para que o Fundo Ambiental funcionasse e cumprisse o seu propósito, a Secretaria-Geral do Ambiente necessitava de uma solução tecnológica que:
- Centralizasse a gestão de todos os fundos: A solução deveria unificar a comunicação, os programas, os indicadores e os registos de candidaturas, promovendo uma gestão processual e financeira otimizada, além de assegurar a comunicação mais clara e global de toda a informação.
- Fosse flexível: Dado que cada aviso/programa tinha contextos e envolvimentos muito específicos, era necessário que a solução se ajustasse facilmente às necessidades e estruturas de cada um de forma prática e automatizada. Garantisse agilidade: Devido a prazos de comunicação, registo e execução muito exigentes e específicos, o tempo de cada aviso/programa também era um grande desafio. Então, a solução precisava assegurar rapidez e precisão na entrega dos avisos e na execução dos processos.
- Permitisse a interação entre os stakeholders: A solução precisava de facilitar a comunicação eficiente entre as equipas internas, cidadãos, agentes económicos, empresas, organismos públicos, universidades e outras entidades envolvidas nos processos de candidatura.
Soluções
A Plataforma Masterlink foi escolhida para enfrentar a urgência do projeto e os desafios de centralizar e gerir os recursos do Fundo Ambiental. Com a tecnologia no-code e o suporte técnico da Masterlink, foi criado um portal robusto, capaz de suportar todo o fluxo de trabalho da organização.
O Portal do Fundo Ambiental foi desenvolvido e disponibilizado em apenas duas semanas, tornando-se uma ferramenta essencial para a gestão de todos os processos. A solução permite gerir eficientemente todo o ciclo dos concursos, desde a comunicação do plano anual de atribuição de apoios e a publicação dos respetivos avisos/programas, até à gestão e avaliação das candidaturas, que, em alguns casos, podem ultrapassar as 100 mil submissões por aviso.
“Este sempre foi um projeto extremamente desafiador. Estamos a falar de múltiplos avisos, cada um com regras e estruturas únicas, ou seja, não há um template padrão. Não seria possível garantir esta entrega, em tempo recorde, sem uma plataforma flexível como a da Masterlink.” – Pedro Fonseca, gestor de projeto na Masterlink
Graças à simplicidade e flexibilidade da Plataforma da Masterlink, cada programa/aviso foi estruturado de forma rápida e automatizada, com um tempo máximo de 40 horas para implementação. Mesmo com processos complexos e uma equipa reduzida, os dois primeiros avisos foram publicados em apenas 10 dias.
A plataforma também permitiu a integração com sistemas de gestão documental e a otimização de processos associados aos avisos do PRR. Além disso, também está a ser desenvolvido um módulo de gestão financeira para suportar os processos de contratos, pagamentos e atribuição de verbas, o que trará ainda mais eficiência no cruzamento e análise de toda a informação, produção de relatórios e auditoria.
“O Fundo passou de um orçamento de 300 mil euros, na sua fundação, para 2,3 mil milhões. As ferramentas de automatização da Masterlink têm ajudado a responder da melhor forma a este crescimento.” – Pedro Santinho, um dos técnicos responsáveis pelo projeto no Fundo Ambiental.
Resultados
Com o seu Portal em pleno funcionamento, o Fundo Ambiental registou melhorias substanciais em diferentes áreas:
Informação centralizada
O Portal agregou dados anteriormente dispersos, facilitando a consulta e a análise. Passou a ser possível gerar relatórios detalhados em tempo real, desde o número de candidaturas submetidas até ao montante aprovado para financiamento.
Redução de erros
A capacidade de leitura e análise rápida, aliada a um reporting preciso, reduziu significativamente os erros, transformando a analítica num importante elemento estratégico.
“O Portal passou a ser uma fonte de dados única, um ecossistema centralizado de utilização distribuída. Todos atuam com base na mesma informação, o que evita erros, duplicações e falhas.” – Daniel Gomes, CEO da Masterlink
Envolvimento de todos os stakeholders
Com um ponto central de acesso, todos os intervenientes, internos e externos, passaram a colaborar de forma mais eficiente, especialmente importante em programas e candidaturas com prazos rigorosos.
Desenvolvimento ágil e flexível
Graças à simplicidade da Plataforma Masterlink e à tecnologia no-code, os tempos de desenvolvimento e de atualização foram substancialmente reduzidos, resultando em entregas otimizadas e um aumento na qualidade do serviço.
Redução de custos com recursos humanos
O projeto inicial foi desenvolvido com apenas um recurso da Masterlink e uma equipa reduzida do Fundo Ambiental. Apesar de a parametrização inicial ser feita pela Masterlink, o uso da tecnologia no-code permitiu a formação de equipas de trabalho compostas por perfis diversos, resultando numa autonomia operacional significativa e a redução de custos com fornecedores externos. Hoje, a Masterlink só é chamada para intervenções mais exigentes.
“O nosso grau de autonomia é muito elevado e a curva de aprendizagem para quem chega é reduzida. Não temos sequer internamente documentação de suporte. Fazemos uma breve sessão de formação e o colega fica autónomo para trabalhar num aviso próprio. É realmente simples.” – Pedro Santinho, um dos técnicos responsáveis pelo projeto no Fundo Ambiental.
Soluções à medida
A Plataforma Masterlink permitiu o desenvolvimento de estruturas ajustadas às especificidades de cada programa/aviso, aumentando a fiabilidade e eficiência, sobretudo em prazos curtos.
Migração para a cloud
Seguindo a Estratégia de Cloud para a Administração Pública portuguesa, o Fundo Ambiental iniciou o processo de migração das suas operações suportadas pela Plataforma Masterlink. Os benefícios desta transição do on-premises para a cloud são substanciais, como maior segurança, escalabilidade e redução de custos operacionais.
“Penso que o sucesso deste projeto se mede pelo sucesso do Fundo Ambiental. O seu crescimento significativo demonstra totalmente a eficiência da estrutura que o suporta.” – Daniel Gomes, CEO da Masterlink
Soluções desenvolvidas com a Plataforma Masterlink
- Portal do Fundo Ambiental
- Publicação, gestão e avaliação dos programas/avisos
- Painel de indicadores para acompanhamento em tempo real
- Registo e gestão de candidaturas
- Integração com sistemas de gestão documental
- Desenvolvimento contínuo de módulos para gestão de contratos e atribuição de verbas, adaptados ao PRR e outros fundos
